SCRAP: Cải thiện kỹ năng viết email cho dân kỹ thuật
Bạn có bao giờ tự hỏi: tại sao viết code thì nhanh mà viết email thì mất cả buổi không? Thay vì ngồi hàng giờ trước màn hình, hãy thử một framework đơn giản giúp bạn viết email rõ ràng và hiệu quả hơn
Chào bạn,
Bạn có đang vật lộn với việc viết email không?
Mình cá là bạn đã từng ngồi trước màn hình, gõ rồi xóa, rồi lại gõ mà vẫn không biết phải bắt đầu email thế nào. Không sao đâu, chuyện này không của riêng ai—mình cũng đã từng như vậy. 😅 Nhưng tin vui là, hôm nay mình sẽ chia sẻ với bạn một cách đơn giản nhưng hiệu quả để vượt qua nỗi ám ảnh này!
Viết email hiệu quả là kỹ năng cần thiết nhưng lại hay bị xem nhẹ.
Đặc biệt đối với những ai làm kỹ thuật như mình, việc viết email có vẻ "khó nhằn" hơn cả việc viết code. Nhưng, với một chút thay đổi nhỏ, bạn sẽ thấy mọi thứ nhẹ nhàng hơn nhiều. Và bí quyết ở đây chính là framework SCRAP.
⭐️ Trong bài viết này, bạn sẽ học được:
SCRAP là gì?
Áp dụng SCRAP vào thực tế
Vì sao SCRAP hiệu quả?
Mẹo sử dụng SCRAP hiệu quả
Khi nào không nên dùng SCRAP?
Ví dụ, bạn cần gửi một email về cách tiếp cận một vấn đề kĩ thuật cho cả team cùng trao đổi và thực hiện. Tạm bỏ qua khía cạnh kĩ thuật thì bạn nghĩ bạn sẽ mất bao lâu để lên dàn ý cho email này?
Chúng ta sẽ đi đến ví dụ này trong vài phút sắp tới.
Bắt đầu nào! 💪🏻
👋 Hey, mình là Bryant (Dũng), chào mừng bạn đến Growth Engineering Journal newsletter hàng tuần của mình, nơi mình chia sẻ về Engineering Growth, phát triển bản thân và những thứ hay ho mình học được qua quá trình bán mình cho tư bản.😜
I. SCRAP là gì?
Nhắc đến framework SCRAP, bạn có thể đang tự hỏi: "Đây là gì mà nghe có vẻ lạ vậy?" 🤔 Đừng lo, SCRAP không phải là thứ phức tạp, đao to búa lớn gì đâu. Thật ra, nó chỉ là một công cụ nhỏ giúp bạn viết email dễ dàng, gọn gàng và cực kỳ hiệu quả.
Với SCRAP, bạn chỉ cần nhớ 5 bước:
S - Situation (Tình huống): Mô tả ngắn gọn về lý do gửi email.
C - Complication (Vấn đề): Nêu ra vấn đề hoặc khó khăn.
R - Resolution (Giải pháp): Đưa ra cách giải quyết vấn đề.
A - Action (Hành động): Xác định hành động cụ thể mà bạn muốn người nhận thực hiện.
P - Politeness (Lịch sự): Kết thúc bằng lời cảm ơn hoặc chào hỏi thân thiện.
II. Áp Dụng SCRAP vào thực tế
Bạn đã sẵn sàng thử chưa? Chúng ta quay một ví dụ mình nêu ra lúc ban đầu nhé!
Lưu ý 1: phần này hơi "technical" một chút, mình hứa sẽ không quá khó hiểu đâu! Please bear with me! 😅
Lưu ý 2: để thuận tiện cho bạn đọc, mình đã dịch ra tiếng Việt, tuy nhiên một số chỗ vẫn có thể nghe hơi sượng. Trong thực tế, nội dung email ví dụ này hoàn toàn bằng tiếng Anh.
Title: [Project] Approach for migration from ASEv2 to ASEv3
Hi team,
➡️ Situation: Như đã thảo luận trước đây, chúng ta cần chuyển đổi từ ASEv2 sang ASEv3 vì ASEv2 sẽ bị ngừng hỗ trợ vào 31/8.
➡️ Complication: Việc này không chỉ đơn giản là nâng cấp hạ tầng, mà chúng ta còn cần kiểm tra cấu hình mạng và bảo mật. Một số Azure services có thể bị gián đoạn nếu cấu hình sai.
➡️ Resolution: Để đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ, chúng ta sẽ triển khai theo từng giai đoạn. Đầu tiên, sẽ thiết lập môi trường staging trên ASEv3. Sau khi test mọi thứ ổn định, chúng ta sẽ từ từ chuyển sang môi trường production.
➡️ Action: Đây là timeline và các nhiệm vụ được đề xuất:
Item 1 - PIC: Developer A - Deadline
Item 2 - PIC: Developer B - Deadline
Hình ảnh, bảng biểu, thông số, dữ liệu minh họa…
➡️ Politeness: Rất mong các bạn xem và phản hồi trước cuối ngày hôm nay. Hãy cùng nhau thực hiện thành công quá trình chuyển đổi nào!
Best regards,
Bryant Huynh
III. Vì sao nên dùng SCRAP ?
Đọc đến đây, chắc bạn đã nhận ra SCRAP không chỉ giúp email của bạn ngắn gọn mà còn cực kỳ rõ ràng. Người nhận chỉ cần lướt qua là có thể hiểu ngay những điểm chính. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tránh các phản hồi kiểu: "Bạn có thể làm rõ thêm phần này được không?"
SCRAP không chỉ phù hợp cho những email kỹ thuật như ví dụ trên mà còn cho nhiều loại email khác nhau như báo cáo lỗi, yêu cầu hỗ trợ, hay cập nhật tiến độ dự án. Mấu chốt là: càng rõ ràng, mọi thứ càng suôn sẻ.
IV. Mẹo sử dụng SCRAP hiệu quả
Giữ email ngắn gọn: Đừng viết dài quá mức cần thiết, vì không ai muốn đọc một bức thư dài, dày đặc chữ! (trừ khi đó là newsletter nói về việc viết email cho hiệu quả 🤡)
Làm rõ "Hành động" (Action): Đảm bảo người nhận hiểu rõ họ cần làm gì. Sử dụng danh sách hoặc bullet points giúp nhiệm vụ rõ ràng, dễ theo dõi hơn
Sử dụng tone giọng nhẹ nhàng, lịch sự, chuyên nghiệp: Một chút hài hước hoặc thân thiện trong email sẽ khiến người nhận cảm thấy thoải mái hơn khi phản hồi. Điều này cũng giúp tương tác trong công việc của bạn đỡ căng thẳng hơn.
V. Khi nào KHÔNG nên dùng SCRAP?
SCRAP rất tiện lợi, nhưng không phải lúc nào cũng là lựa chọn hoàn hảo. Giống như việc không dùng dao cạo để... cắt bánh kem vậy! 😅 Dưới đây là một số tình huống nên cất SCRAP vào ngăn tủ:
Giao tiếp cá nhân: Khi muốn cảm ơn hoặc chia sẻ cảm xúc, SCRAP có thể hơi khô khan. Thay vì "vấn đề - giải pháp" cứng ngắt, dập khuôn, hãy cho một chút "trái tim" vào email để dễ kết nối hơn!
Ý tưởng sáng tạo: Khi cần khơi gợi sự sáng tạo, đừng giới hạn bản thân vào cấu trúc "vấn đề - giải pháp - hành động".
Thông báo chi tiết: Những email dạng thông báo dài hoặc cần nhiều chi tiết sẽ cần cách tiếp cận khác. Đừng cố nhồi nhét mọi thứ vào format đó.
Email cần nhiều phản hồi: SCRAP phù hợp với các email chỉ dẫn một chiều, nhưng không hẳn là tốt cho các cuộc thảo luận đa chiều. Một cuộc meeting sẽ hiệu quả hơn một email.
Một ví dụ vui: Sẽ khá lạ nếu bạn dùng SCRAP để an ủi một đồng nghiệp vừa trải qua một ngày tồi tệ. Hay khi bạn muốn mọi người "bung lụa" với ý tưởng sáng tạo, SCRAP có thể sẽ làm cho mọi thứ hơi gò bó.
Kết
Framework SCRAP là một công cụ mạnh mẽ nhưng dễ sử dụng, giúp kỹ sư phần mềm (những ai vốn không phải là "chuyên gia viết lách"!) viết email mạch lạc, súc tích và dễ hiểu. Từ việc báo cáo lỗi đến đề xuất giải pháp, SCRAP sẽ giúp bạn truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng và chuyên nghiệp.
Vậy nên, lần tới khi bạn chuẩn bị gửi một email quan trọng, hãy thử áp dụng SCRAP và xem đồng nghiệp của bạn "trầm trồ" ra sao với khả năng viết email chuyên nghiệp của bạn nhé! 🌟
Bạn đã từng thử SCRAP chưa? Hãy chia sẻ trải nghiệm của bạn bên dưới và cùng thảo luận nhé! 🗣️
📢 Weekly Shoutouts:
The Power of Niche Content Creation by Rakesh Karla.
Review sách Phản biện như một chuyên gia của The too blue Scientist.
Should You Become a Content Creator? by Nicola Bollotta.
Is Substack becoming Medium 2.0 by Cammi Pham.
The importance of having a career growth plan in the engineering industry by Gregor Ojstersek & Omar Halabieh.
Như thường lệ, đừng ngần ngại thả ❤️ hay để lại comment cho newsletter tuần này nếu như bạn đã học được một điều gì đó mới mẻ, hay có một suy nghĩ nào đó từ lá thư này. Mình rất mong nhận được ý kiến từ độc giả của mình (và nếu bạn đã làm được đến mức này thì mình rất trân trọng)🙏🏻
Hẹn gặp mọi người trong bài viết tiếp theo 🤖!
Bryant!