Todoist và bài học về năng suất mình học được sau gần 10 năm sử dụng
Cách mình trải nghiệm và lấy cảm hứng từ một ứng dụng giúp mình làm việc có năng suất hơn.
☕ Xin chào!
Tuần rồi của bạn thế nào? Hi vọng bạn có một tuần thật năng suất và ý nghĩa!
Trong bài viết này chúng ta sẽ đề cập đến:
Tại sao mình lại gắn bó Todoist lâu đến vậy
Bài học về năng suất sau quá trình sử dụng Todoist
Todoist là ứng dụng quản lý task đầu tiên mà mình còn sử dụng cho đến tận bây giờ.
Trước đó, mình làm việc rất là thủ công. Ban đầu chỉ là một cuốn sổ và liệt kê ra những việc cần làm. xong việc nào gạch việc đó. Dần dần danh sách càng ngày càng dài, rồi nhu cầu phân loại theo độ ưu tiên lẫn tính chất, công việc, học tập, tập luyện, rồi các danh sách nhỏ hơn... nhiều dần theo thời gian.
Khoảng 2015 mình bắt đầu sử dụng Mac OS và dùng Todoist. Tuy là bản Free nhưng tính năng vẫn đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng từ học hành cho tới công việc, cuộc sống. Mặc dù là Free thực ra mà nói cho đến tận thời điểm này mình nghĩ vẫn là dư sức dùng với tính năng cốt lõi là quản lý và nhắc việc.
Tại sao mình lại gắn bó Todoist lâu đến vậy?
1. Vì Todoist được việc ✅
Việc tạo task rồi cài đặt ngày hoàn thành, độ ưu tiên, dự án, nhãn dán, ghi chú, nhắc nhở... Tất cả chỉ bằng một lần nhập liệu làm cho thời gian tạo task kèm sắp xếp được rút gọn, và có thể thêm nhiều task. Việc này khá hữu ích vì đôi khi mình thỉnh thoảng nghĩ ra phải làm việc này, việc kia khi đang ở ngoài đường, hoặc có một idea muốn thử thì chỉ cần lấy điện thoại ra ghi lại cụ thể hoặc nhanh là bỏ vào Inbox rồi về nhà thêm thắt sau để thành một task cụ thể đầy đủ ngữ cảnh.
Bạn có thể tạo lịch nhắc vào ngày khác nhau theo các ví dụ như sau:
Schedule time/place for sth tomorrow
Schedule time/place for sth next Thursday
Schedule time/place for sth Nov 2
Schedule time/place for sth 11/2
Schedule time/place for sth Monday after next
Schedule time/place for sth in two weeks
Hoặc thêm các task có ngữ cảnh phức tạp hơn cũng chỉ với ngôn ngữ tự nhiên:
Dĩ nhiên là chức năng nhận diện ngôn ngữ của app cũng có hạn, nhưng với mình trong 90% tình huống mình đều có thể tạo task kèm thêm ngữ cảnh theo đúng yêu cầu. Vậy là đủ!
2. Tạo cảm hứng 🌟
Đầu tiên, khi sử dụng app đủ lâu, mình dần dần sẽ hình thành một phản xạ suy nghĩ luồng công việc từ khi tạo task cho tới khi hoàn thành task trên Todoist. Về sau thì tìm hiểu thêm về productivity thì mới biết tới phương pháp Get Things Done của David Allen và có thể áp dụng vào được trong Todoist mượt mà.
Todoist còn có hẳn một bài để hướng dẫn áp dụng phương pháp này.
Điểm tạo cảm hứng thứ hai chính là các Template được người dùng tạo ra và chia sẻ, và chính đội ngũ Todoist cũng tạo ra để hướng dẫn những người mới bắt đầu sử dụng sao cho thuận tiện phù hợp với nhu cầu của từng dự án nhất.
Nhờ tham khảo những template và xem thêm các video về việc kết hợp các tính năng trong Todoist trên youtube mình dần dần tạo ra được một hệ thống productivity của riêng mình.
Những kênh mình hay theo dõi để lấy ý tưởng:
Cuối cùng đó là UI/UX: giao diện đơn giản, trực quan, hỗ trợ đa nền tảng (Mac OS, Wins, iOS, Android, apple watch, web). Trải nghiệm liền lạch, nhất quán và ổn định trên bất kì nền tảng làm cho mình tập trung vào những cái cần phải tập trung.
Có hẳn một trang chia sẻ của chính team Todoist về thiết kế của mình trên dribble.
Lên bản Pro
Là một người dùng lâu năm, mình đã dùng rất ổn bản free cho tới 2023 mới quyết định xuống tiền nâng cấp lên bản Pro. Điều này có 2 nguyên nhân:
Một phần muốn ủng hộ đội ngũ phát triển để có chi phí duy trì chất lượng app sau khi đã xài free gần 9 năm 🤪. Bản Pro có calendar view, có trợ lý AI... mấy tính năng khá hữu ích đối với mình
Một phần vì tính năng free càng ngày càng hạn chế. Ví dụ lúc trước bản Free bạn có thể tạo project thoải mái nhưng giờ chỉ có thể tạo được một số lượng project giới hạn. Còn bản Pro thì cho phép tạo tới 300 projects
Mặt hạn chế và những ứng dụng khác
Mặc dù xịn xò là vậy nhưng Todoist không phải không có điểm hạn chế. Nhưng những điểm hạn chế đó không tới mức gây khó chịu hoặc cản trở mục đích là quản lý và nhắc việc. Mình vẫn ổn và tìm ra nhiều cách khác nhau để có thể giải quyết cái mình muốn.
Sau Covid cộng thêm sự phát triển vũ bão của Notion nên số lượng người dùng chia phe Notion vs Todoist càng nhiều. Cá nhân mình nghĩ Notion là một app toàn diện và để tận dụng kết hợp hết chức năng đòi hỏi phải có một mức độ thông thạo trong việc sử dụng. Điều đó tốn thời gian học, vọc rồi cá nhân hóa. Còn Todoist là ứng dụng chuyên về quản lý nhắc việc và quan trọng nhất là nó đơn giản.
Tại sao không sử dụng cả hai cho 2 mục đích khác nhau thay vì phải cố ép sử dụng Notion theo mục đích của Todoist?
📚Bài học về năng suất mình học được khi sử dụng Todoist và các app tương tự
Năng suất nằm ở nhiều yếu tố: sự tập trung, năng lượng cơ thể, hiểu biết bản thân, độ thực tế, tính cấp thiết, routine, kỹ năng quản lý thời gian... hơn là chỉ dựa vào một cái app nhắc việc.
Năng suất không chỉ nằm ở việc chúng ta làm gì mà còn nằm ở cách chúng ta thực hiện nó. Áp dụng những routine và thói quen lành mạnh, ví dụ như quản lý thời gian hợp lý, nghỉ giải lao thường xuyên và nghỉ ngơi đầy đủ, là điều cần thiết để duy trì năng suất bền vững và ngăn ngừa kiệt sức.
Nếu bạn cảm thấy bạn đang có quá nhiều task hoặc có biểu hiện quá tải thì đó là dấu hiệu để bạn lùi lại và đánh giá xem mình có đang bị cuốn theo hướng năng suất độc hại không.
Không có một app nào là toàn diện, có thể kết hợp nhiều app khác nhau để đạt được mục đích tăng năng suất. Ví dụ Todoist tuy có recurring task nhưng nó chưa phải là mạnh nhất về xây dựng thói quen và theo dõi log.
Cho dù sắp xếp kĩ tới mấy thì cũng sẽ có chuyện không lường trước được, hãy thoải mái và đối mặt vì đó là cuộc sống, cuối ngày rồi ngồi lại đánh giá và tiếp tục lên kế hoạch cho ngày hôm sau.
Cuối cùng năng suất không đồng nghĩa với bận rộn, cũng không phải là phấn đấu hoàn hảo trong mọi công việc. Đó là việc đưa ra những lựa chọn có ý thức, tập trung vào những gì thực sự quan trọng và làm việc thông minh hơn chứ không phải chăm chỉ hơn.
✌️ Bài hôm nay chỉ có thế
Hôm nay chỉ đến đây thôi! Mình rất mong nhận được ý kiến từ độc giả của mình (và nếu bạn đã làm được đến mức này thì bạn là một trong những người dũng cảm nhất 😁). Đừng ngần ngại để lại comment nhé, chắc chắn mình sẽ phản hồi!
Hẹn gặp mọi người tuần sau
Mình cũng đã xài Todoist được đâu đó 4-5 năm. Sau đó mình xài Notion và kết hợp với nhau khoảng 6 tháng. Cuối cùng mình bỏ Todoist vì Notion đã giải quyết được toàn bộ.
Learning curve của Notion thì sẽ nhiều lên theo nhu cầu, nếu từ đầu chỉ có Todo List thì Notion cũng rất đơn giản.
Bài học về todolist làm chị nhớ ra rằng cả chục năm nay chị cũng chỉ dùng nó là nhiều nhất trong lập kế hoạch, check tiến độ và kiểm soát công việc. Chia sẻ về các app và bản pro khá thú vị, nhất định chị sẽ dùng thử. Bài hữu ích nhé Dũng!