Làm sao chuẩn bị cuộc họp như dân pro?
Và những chia sẻ để rèn luyện kĩ năng "đi họp" một cách bài bản hơn.
👋Hey, mình là Bryant (Dũng), chào mừng bạn đến Bryant’s Corner, nơi mình chia sẻ về Engineering Management, phát triển bản thân và những thứ hay ho mình học được qua quá trình bán mình cho tư bản.
Trong tuần trước, mình có đề cập đến chuyện họp hành. Mỗi một cuộc họp đều phải đánh đổi giữa chi phí và lợi ích, rằng chúng ta không thể thoát khỏi việc đi họp, rằng họp vẫn là công cụ cần thiết (nhưng nhiều khi bị dùng sai cách) để tạo ra giá trị cho doanh nghiệp.
Trong tuần này chúng ta sẽ đi sâu hơn các chiến thuật nhằm cải thiện kĩ năng "họp hành" cụ thể là những thứ nên để tâm trước khi cuộc họp diễn ra.
Mong rằng bài viết sẽ giúp ích cho những bạn mới bước đầu làm quen với vai trò quản lý (team lead, tech lead) hoặc đã có kinh nghiệm vài ba năm và mong muốn trang bị kĩ năng nghề nghiệp xịn hơn cho game sự nghiệp.
Bắt đầu nào!
Các loại cuộc họp
🚀Cuộc họp để cập nhật tiến độ / thông báo (inform) / giáo dục (educate)
Mục đích: cập nhật / thông báo (inform) / giáo dục (educate) về một vấn đề (thường là phức tạp) nhằm làm cho những người tham dự cùng đạt mức độ hiểu biết như nhau, hoặc truyền đạt nhiều thông tin tới nhiều người trong cùng một thời điểm.
Ví dụ: retro meeting, daily meeting, demo session...
📝 Cuộc họp để ra quyết định / phát triển chiến lược
Mục đích: để quyết định một vấn đề dựa trên ý kiến đầu vào và đảm bảo mọi người nắm được vấn đề và hành động kế tiếp
Ví dụ: refinement meeting, performance review...
🧠 Cuộc họp để brainstorming (động não), thu thập ý kiến
Mục đích: tận dụng sức mạnh tập thể để nghĩ ra nhiều ý tưởng sáng tạo nhằm giải quyết một vấn đề cụ thể.
Ví dụ: sprint planning, brainstorming session...
🤝Cuộc họp để kết nối mối quan hệ trong công sở
Mục đích: giúp gắn kết và hiểu nhau. Cuộc trao đổi mang tính chất gợi mở.
Ví dụ: 1-1 meeting, team bonding…
Một trong những lý do cho các cuộc họp đó là nhắc nhở mọi người ý thức về tình hình công việc, thúc đẩy động lực và tạo năng lượng để hoàn thành mục tiêu của tổ chức.
Việc xác định cuộc họp thuộc nhóm nào cũng quan trọng không kém. Cố nhồi nhét quá nhiều kiểu vào một buổi họp sẽ mang lại sự lằng nhằng rối rắm để follow up về sau. Chọn một kiểu và tiến hành, điều này giúp bạn duy trì sự tập trung. Và hãy đề cập rõ ràng với mọi người trước khi bước vào cuộc họp.
"Tôi có thể gửi email thay vì họp?"
Một lần nữa, mỗi cuộc họp là một lần đánh đổi thời gian và chi phí. Nếu bạn là người chủ trì cuộc họp, trước khi nhấn nút "gửi" hãy xem xét có cách nào ít tốn kém hơn bằng các kênh giao tiếp khác:
📞 Liệu có thể gặp mặt trao đổi nhanh hoặc một cuốc điện thoại để đôi bên cùng nắm được vấn đề?
💬 Nếu nếu cần yếu tố thời gian thì nhắn tin và tag tên trên Teams có giải quyết được vấn đề?
📧 Nếu không gấp, liệu có thể thông báo và nhận phản hồi qua email?
📄 Nếu cần nhiều ý kiến phản hồi để ra quyết định, liệu có thể gửi một tài liệu trên Google Docs hoặc Share Point và có phần comment để mọi người cùng xem xét?
Bằng những cách giao tiếp bất đồng bộ (asynchronous) trên, mọi người có thời gian xem xét và phản hồi tùy theo lịch trình của họ. Kết quả mang lại vẫn giống nhau và chi phí đánh đổi lại ít hơn.
Trường hợp bạn không phải là người chủ trì, hãy trao đổi trước với người tổ chức cuộc họp và xem có thể cung cấp bất cứ thông tin nào để thuận tiện hơn cho mọi người không và họ mong đợi gì từ sự có mặt của mình.
Chuẩn bị agenda
Đi họp mà không có agenda chẳng khác nào nói dev đi code ra tính năng mà không biết yêu cầu của khách hàng là gì.
Một cuộc họp có agenda rõ ràng sẽ:
Tăng tính hiệu quả: việc có agenda rõ rằng giúp các cuộc thảo luận đi đúng hướng, tránh lãng phí thời gian
Cải thiện việc ra quyết định: người tham gia được cung cấp thông tin đầy đủ, khiến cuộc thảo luận có chiều sâu và quyết định được đưa ra tốt hơn.
Tăng cường họp tác và nâng cao tinh thần làm việc: việc chia sẻ thông tin đầy đủ sẽ giúp người tham gia "dính" hơn vào nội dung trao đổi và nhanh ra được kết quả mong muốn, mọi người cảm thấy hài lòng và có động lực để tiếp tục công việc.
Là một team lead "mới vào nghề", mình đã gửi MR (meeting request) cho cả team hoặc một số team member trước cả tuần mà không có agenda, kết quả là mình phải tốn thêm effort để đi giải thích là cần làm gì trong buổi họp để mọi người chuẩn bị.
Bạn có thể tham khảo các template có sẵn nhưng hãy nhớ liệt kê ra những trọng tâm cần phải được thảo luận.
Hoặc đơn giản chỉ là vài gạch đầu dòng là đủ. Tính hiệu quả, ngắn gọn là ưu tiên số một thay vì một agenda dài dòng formal.
Chuẩn bị thư mời
Một thư mời đầy đủ nên có những thông tin sau
Tiêu đề: càng dễ hiểu càng tốt
Người tham dự: có người bắt buộc và không bắt buộc
Mô tả ngắn gọn rõ ràng về nội dung cuộc họp
Đính kèm file, ảnh..
Địa điểm phòng họp (nếu là họp offline)
Mình sử dụng Outlook nên còn có thêm tính năng Scheduling Assistant để tìm ra thời gian rảnh cho tất cả mọi người.
Đây là một tính năng hay mà cũng không hay lắm 😂. Vì bạn có thể biết được thời gian rảnh của tất cả mọi người cùng một lúc nhưng đồng thời người khác cũng có thể biết được thời gian bạn không đi họp mà chèn vào khiến bạn phải họp liên tục. Nên một mẹo là bạn tự book meeting cho chính mình để có thời gian tập trung làm việc. 😬
Cân nhắc số người tham dự
Bạn có bao giờ gặp tình huống chỉ gửi email meeting tới 4 người nhưng 4 người đó lại forward meeting cho thêm vài người nữa rồi kết quả cuối cùng là cuộc họp tới hơn 10 người.
Tới đây, vấn đề càng hiện rõ hơn:
Nhóm càng lớn thì chi phí cho một cuộc họp càng cao
Cuộc họp càng khó được quản lý hiệu quả
Việc ra quyết định càng tốn thời gian. Vì chúng ta cần phải đảm bảo tất cả mọi người đều "in the loop".
Một số người thậm chí còn không lên tiếng hoặc đóng góp trong cuộc họp
Tóm lại, khi thêm càng nhiều người vào cuộc thảo luận thì độ phức tạp tỉ lệ thuận và việc ra quyết định lại càng lâu.
Một số lưu ý về số lượng người tham dự cuộc họp:
Nội dung họp thuộc nhóm nào? Nếu là cuộc họp đưa ra giải pháp hoặc động não thì càng ít người tham gia và là những người có khả năng quyết định cuối cùng. Nếu là cuộc họp về thông báo hoặc đào tạo.. số lượng người tham dự không là vấn đề
Ai là người cần phải tham dự và ai là người không bắt buộc (optional) tham dự?
Ai là người cần được update/inform nhưng không cần tham dự?
Tóm lại, hãy giữ cho số lượng người tham gia càng ít, rồi sau đó có thể update cho những người không được mời.
Những lưu ý khác
Dành cho cách cuộc họp định kì
🗓️ Kiểm tra (audit) lịch để biết cuộc họp định kì sẽ đang đề cập đến vấn đề nào. Kế tiếp là đặt câu hỏi: "Cuộc họp này có thể chuyển sang bất đồng bộ (asynchronous) được không"?
💬 Thực hiện giao tiếp async nhiều nhất có thể: chat, nhắn tin, gặp mặt nhanh, gửi email.... để thúc đẩy công việc
✋🏻 Đừng ngại hủy bỏ / từ chối cuộc họp mà không mang lại giá trị. Một mẹo ở đây là khi tạo cuộc họp định kì, hãy cho nó hết hạn trong vòng một số lần nhất định. Việc này làm bạn buộc phải suy nghĩ một cách có chủ đích hơn là cuộc họp có còn cần thiết hay không.
Dành cho việc đặt thời gian họp:
Đẩy tất cả cuộc họp quan trọng lên buổi sáng. Vì khi đó cơ thể chưa mệt mỏi và đầu óc cò đủ tỉnh táo để ra quyết định chính xác💪🏻. Những cuộc họp không quan trọng hoặc chỉ mang tính follow up có thể dời sang chiều.
Tránh tối đa tạo cuộc họp vào đầu giờ làm việc như 8h sáng hoặc 1h trưa. Thử tưởng tượng bạn phải vội vã đến công ty, đầu óc còn quay cuồng vì tiếng xe cộ, khói bụi, ngay lặp tức phải đặt mông xuống tham gia họp với một tâm hồn đầy sự "tổn thương" thì làm sao tâm đủ "lành" để họp hành hiệu quả 🤡?
Một mẹo là mình hay dành 15'-30' buổi tối hôm trước hoặc thức dậy sớm để đánh giá ngày hôm đó sẽ phải đôi mặt với bao nhiêu cuộc họp, cần chú ý thông tin gì, có task nào gấp cần phải đẩy nhanh để trong cuộc họp có thông tin để báo cáo. Việc planning sẽ cần diễn ra liên tục trong suốt cả ngày, thường là sáng sớm, đầu giờ trưa, và tối trước khi đi ngủ để điều chỉnh nhằm cho mình thông tin kịp thời và biết được điều gì đang chờ đón mình trước khi vào combat 🤺
Suy nghĩ cá nhân
Đứng từ góc độ một người đã đi lên từ vị trí dev, mình càng hiểu tại sao đa số lại thích làm việc về đêm.
Vì nó ít bị làm phiền!👨🏻💻
Trong giờ làm việc bạn phải giao tiếp, phản hồi và thời gian thực sự để làm việc bị rút ngắn lại và dễ bị xao lãng bởi những thứ khác.
Khi bạn cố gắng trở thành team lead, tech lead, tần suất họp cứ tăng lên và thời gian thực sự để làm việc bị rút ngắn xuống. Khi đó, lịch trình của bạn đang dần chuyển từ lịch của người sản xuất (maker's schedule) sang lịch của người quản lý (manager's schedule).
Trạng thái của bạn lúc này nó sẽ lưng lửng, nghĩa là bạn vẫn phải họp và đồng thời vẫn cần thời gian để giải quyết công việc. Không phải tất cả các cuộc họp đều khiến công việc tự nhiên được giải quyết nhưng nếu bạn không đi họp thì bạn sẽ không có thông tin đầu vào (input) để kết nối với những người khác để công việc được tiếp diễn. Và cách duy nhất là phải tận dụng giờ làm việc để đi họp làm sao cho tối ưu nhất 🤪
Tips: Nếu bạn làm việc với những người “sản xuất” như dev, làm về sáng tạo… thì bạn cần phải ý thức sự khác nhau giữ lịch của người làm sản xuất và người làm quản lý để tránh làm phiền khi những người làm sản xuất đang trong flow / deep work.
Kết luận
Dưới đây là những gì ta cần làm trước khi họp:
Xác định cuộc họp đó thuộc loại nào
Cuộc họp đó có thể gửi email hoặc các biện pháp giao tiếp khác để thay thế?
Chuẩn bị agenda
Chuẩn bị thư mời
Cân nhắc số người tham dự
Điểm khác biệt giữa một cuộc họp tốt và cuộc họp tệ đôi khi lại được quyết định bởi những công việc chuẩn bị trước đó. Những việc nghe có vẻ không đáng kể nhưng nếu làm đúng và tốt sẽ tạo nên giá trị cho tập thể và tổ chức.
Việc trang bị kĩ năng "đi họp" tuy không phải điều gì đó ảnh hưởng to lớn đến việc phát triển sự nghiệp. Tuy nhiên, kĩ năng này cũng là cách giúp bạn khác biệt so với mọi người. "Đi họp" là một kĩ năng dễ học, dễ thực hành mà bạn có thể áp dụng ngay lập tức. Và càng tích lũy nhiều kĩ năng nhỏ một cách thuần thục lâu ngày sẽ tạo nên thay đổi to lớn mà chính bạn không ngờ tới!
Trong các bài viết tiếp theo (chưa biết khi nào), mình sẽ cố gắng tổng hợp tiếp kinh nghiệm trong và sau cuộc họp để bạn có cái nhìn rõ hơn những việc cần phải làm liên quan đến họp hành.
✌️ Bài hôm nay chỉ có thế
Hôm nay chỉ đến đây thôi! Mình rất mong nhận được ý kiến từ độc giả của mình (và nếu bạn đã làm được đến mức này thì bạn là một trong những người dũng cảm nhất 😁). Đừng ngần ngại để lại comment nhé, chắc chắn mình sẽ phản hồi!
Hẹn gặp mọi người tuần sau!