Cái giá thực sự của các cuộc họp
Bạn có bao giờ trải qua cảm giác trống rỗng khi bước vào một cuộc họp và không biết mình sẽ đối mặt với điều gì chưa?
👋Hey, mình là Bryant (Dũng), chào mừng bạn đến Bryant’s Corner, nơi mình chia sẻ về Engineering Management, phát triển bản thân và những thứ hay ho mình học được.
Chào bạn, tuần vừa rồi của bạn có gì vui không?
Sau kì nghỉ lễ giỗ tổ Hùng Vương thì chúng ta lại lao vào guồng quay làm việc vội vã để...chuẩn bị nghỉ lễ 30/5 và 1/5. Công việc được cố gắng đẩy nhanh tới mức có thể để không phải bị cảm giác việc chồng việc sau kì nghỉ lễ dài. Mọi người cố gắng đưa ra quyết định nhiều nhất có thể trước lễ để công việc không bị trì hoãn.
Tuần vừa rồi của mình cũng dồn dập không kém khi họp họp và họp.
Nếu bạn thấy Newsletter này hữu ích, hãy chia sẻ nó với bạn bè và đồng nghiệp nhé. Enjoy! 🎉
Đây là bài đầu tiên trong series về họp hành gồm
Cái giá thực sự của các cuộc họp (bài này)
Bài viết hôm nay chúng ta sẽ tập trung vào
Lợi ích và tác dụng phụ của họp 👨🏻💻
Chi phí 💵 thực sự cho một cuộc họp
Bắt đầu nào!
Tay không ra chiến trường
Càng lên vị trí cao, chúng ta sẽ càng họp nhiều và khoảng thời gian thực sự để làm việc càng ít lại.
Mình đã từng ở trong một cuộc họp mà không được báo trước nội dung. Vì là cuộc họp mang tính chất thảo luận mở nhưng mình cũng rất mơ hồ là sẽ mở tới bao nhiêu là đủ. Trong khi họp thì mọi người cố gắng đưa ra ý kiến, phản biện, góp ý..... Nhìn từ bên ngoài thì cuộc họp rất sôi nổi, người tám lạng kẻ nửa cân, nhưng sau 30' chỉ ngồi lắng nghe mình chợt nhận ra "Tại sao lại kéo tui vào cái cuộc họp vô bổ này? Trong khi tui không phải là người quyết định chính 🤦🏻♂️???"
Mình chat hỏi anh đồng nghiệp "Họ kéo tụi mình vô họp để làm gì vậy?" và được nhận lại bằng một icon 🤷🏻
1 tiếng sau, mọi người kết thúc cuộc họp với một cảm giác rằng chúng ta đã méo đạt được điều gì đồng thuận trong cuộc họp đó cả. Thậm chí là không có một hành động tiếp theo gì được đưa ra. Không ai buồn để tâm đến biên bản ghi chú cuộc họp (MoM). Điều đọng lại trong đầu mình là một đống suy nghĩ chạy trong đầu mà không có câu trả lời.
Nỗi bất lực của việc thoát khỏi các cuộc họp
Nếu bạn thử gõ "meeting memes" lên google, bạn sẽ thấy có hàng ngàn sắc thái được diễn đạt và bạn chỉ có gật gù tâm đắc vì nó lại đúng với mình thật!
Trung bình một nhân viên dành 15-33% thời gian để đi họp trong một tuần làm việc
Nếu các cuộc họp không quan trọng tại sao chúng ta tốn nhiều thời gian cho nó thay vì gửi email hoặc nhắn tin? Cho dù công ty bạn có cố gắng hủy bỏ các cuộc họp nội bộ, mọi người đều đồng lòng thực hiện, thì với bản chất tự nhiên của công việc làm ăn thì khách hàng, sự cố.. đều sẽ đem bạn trở lại cuộc họp bằng cách này hoặc cách khác🤡 . Bạn chỉ có thể né nó trong một thời gian và cuối cùng cũng phải vác mặt tham gia cuộc họp.
Việc loại bỏ văn hóa họp hành gần như bất khả thi, trừ khi Việt Nam vô địch world cup!
Về cốt lõi, các cuộc họp mang lại một số lợi ích sau:
Nếu làm đúng, ta có thể đạt được sự đồng thuận nhanh chóng bởi nhiều người có ý kiến khác nhau để nhìn cùng một hướng.
Thông tin/ngữ cảnh được chia sẻ dễ hiểu và giúp mọi người có nhận thức tốt hơn.
Chúng ta có thể tạo ra "nhà máy ý tưởng" giúp cải thiện việc tìm ra giải pháp sáng tạo.
Việc gửi email hoặc nhắn tin sẽ rất khó mang lại hiệu quả nếu muốn đạt được những lợi ích trên. Đã bao giờ bạn đi trình bày ý tưởng với sếp mà gửi mỗi file power point với một đống gạch đầu dòng trong nội dung email chưa? Hoặc đã bao giờ bạn muốn mọi người đồng lòng giải quyết vấn đề chỉ qua việc gửi email và trình bày sự việc chưa? Tất cả đều cần phải thông qua một cuộc họp cho dù bạn có né nó tới đâu đi nữa.
Các cuộc họp suy cho cùng chỉ là công cụ để thực hiện việc ra quyết định, brain storming hoặc truyền đạt thông tin.
Cũng như bất kì loại công cụ nào, chúng có thể trở nên hiệu quả khi được sử dụng đúng cách bởi những người có đúng mindset và kĩ năng "họp hành" tốt. Đây là kĩ năng có lẽ bị đánh giá thấp nhất và ít được hướng dẫn nhất khi bạn càng lên các vị trí cao hơn.
Để tránh việc "lấy dao mổ trâu đi làm thịt gà", các cuộc họp nên được sử dụng một cách tiết kiệm. Tiết kiệm lớn nhất là về mặt thời gian của những người tham dự. Và thay vì vào họp để nói về vấn đề nào đó cho một nhóm nhỏ thì trong một số tình huống chỉ cần nhắn tin, gửi email đôi khi lại tiện hơn hơn cho tập thể.
Chi phí thực sự của một cuộc họp
Ngoài là một công cụ ra, thì các cuộc họp đôi khi là một khoản đầu tư.
Ví dụ bạn cần gặp khách hàng ở tận nước ngoài. Bạn phải đặt vé máy bay, đặt khách sạn, sắp xếp lịch để di chuyển, làm việc. Tất cả đều tốn tiền bạc và thời gian. Đây là ví dụ rõ ràng, hiển nhiên và dễ thấy nhất. Nhưng trong phạm vi nhỏ hơn, họp nội bộ, thông thường chúng ta sẽ không nhìn cuộc họp với cùng tư duy như vậy.
Để dễ hình dung thì bạn tưởng tượng team bạn có 5 người gồm 3 intermediate, 2 senior dev. Bạn set 1 cuộc họp 2 tiếng cho sprint planning. Ta sẽ có công thức:
Chi phí cuộc họp ($$$) = (số giờ họp) x (số người tham dự) x (rate mỗi giờ)
1 senior dev rate sẽ tầm 50 USD/h. => Tổng 2 senior là 100 USD/h
1 intermediate dev rate sẽ tầm 30 USD/h => Tổng 3 inter là 90 USD/h
Rate của lead là 60 USD/h
Chi phí họp cho 2 giờ cả team: (100+90+60) x 2 = 500 USD
Để họp sprint planning, bạn phải "đầu tư" 500 USD hoặc 12,6tr VND (theo thời giá hiện tại) cho 2 giờ họp.
Nếu cuộc họp với team lớn hơn thì sao? 10 ông senior, tính luôn BA, PM, Tester, Tech lead... Con số chắc chắn cao hơn nhiều.
Khái niệm họp nội bộ sau cùng cũng sẽ được quy đổi ra "tiền đầu tư" mà công ty đã bỏ ra cho mọi người. Càng hiểu điều này sớm thì góc nhìn của chúng ta sẽ càng cân nhắc hơn khi bấm nút gửi thư mời họp.
Giờ đây, mỗi khi họp, bạn sẽ cân nhắc "chi phí" và "lợi ích". Và bạn sẽ "tỉnh thức" hơn khi mời mọi người tham gia họp cũng như bản thân khi tham gia bất kì cuộc họp nào.
Trong các bài viết tiếp theo, mình sẽ cố gắng tổng hợp kinh nghiệm và kĩ năng "đi họp" để giúp bạn có cái nhìn cụ thể hơn nữa. Mình nhận ra điểm khác biệt giữa người làm việc hiệu quả và hiệu quả hơn đôi khi chỉ là những kĩ năng rất nhỏ như này. Tuy không đao to búa lớn nhưng nó sẽ nâng tầm của bạn trong mắt đồng nghiệp và sếp. Và có khi họ sẽ cảm thấy an tâm khi có mặt bạn trong cuộc họp. 💪🏻
✌️ Bài hôm nay chỉ có thế
Hôm nay chỉ đến đây thôi! Mình rất mong nhận được ý kiến từ độc giả của mình (và nếu bạn đã làm được đến mức này thì bạn là một trong những người dũng cảm nhất 😁). Đừng ngần ngại để lại comment nhé, chắc chắn mình sẽ phản hồi!
Hẹn gặp mọi người tuần sau!
wow thật sự bài vừa hay, thiết thực vừa có yếu tố hài hước và phân tích kỹ lưỡng nữa, kudos anh. Em cũng là người đã từng đắn đo về chi phí thời gian của thành viên khi mời nhóm tham gia họp, chỉ mong sao có thể họp trọng tâm và rút ngắn thời gian nhất cho thành viên.
Rất thích cách anh chốt câu: "Càng hiểu điều này sớm thì góc nhìn của chúng ta sẽ càng cân nhắc hơn khi bấm nút gửi thư mời họp", việc mình và họ cùng dành thời gian với nhau đôi khi cũng lấy hoặc đánh đổi đi những thời gian khác để làm những việc quan trọng/cần thiết/hoặc thời gian nghỉ của nhau anh nhỉ. Nên việc mình cân nhắc kỹ, ngắn gọn và tôn trọng thời gian của nhau là rất cần thiết
Thực tế em cũng thấy đôi khi những cuộc họp rất vô bổ và dài dòng, chỉ hình thức và liệt kê.. Em không biết phải ngồi trong đó mấy tiếng để làm gì khi mng chỉ đọc lại thông tin đáng lẽ mình có thể tự đọc và chỉ cần 15-30 phút để bàn luận thì buổi họp lại kéo dài mấy tiếng. Không biết anh có kinh nghiệm gì về việc đề xuất cấp trên cắt giảm và chỉ họp nội dung cần thiết một cách khéo hông ạ