Đi họp sao cho hiệu quả?
Từ lý thuyết đến thực tiễn và kinh nghiệm xương máu
👋Hey, mình là Bryant (Dũng), chào mừng bạn đến Bryant’s Corner, nơi mình chia sẻ về Engineering Management, phát triển bản thân và những thứ hay ho mình học được qua quá trình bán mình cho tư bản.😜
Đây là phần tiếp theo trong chuỗi bài về kĩ năng "họp hành" mà mình đang chia sẻ. Bạn có thể tìm đọc theo thứ tự tại đây:
Phần một: Cái giá của cuộc họp
Phần hai: Làm sao chuẩn bị cuộc họp như dân pro?
Phần ba: Làm gì trong cuộc họp (bài tuần này)
Phần bốn: Làm gì sau cuộc họp (bài tuần tới)
Bài hôm nay sẽ đi sâu vào những việc cần làm TRONG cuộc họp để thúc đẩy công việc hiệu quả hơn.
Thế nào là một cuộc họp hiệu quả?
🔥 Cho bạn năng lượng và thôi thúc bạn hành động cho những mục tiêu kế tiếp
🤝 Giúp bạn cảm thấy được gắn kết hơn với đội nhóm, với đồng nghiệp..
✅ Giúp bạn cảm thấy mình đi gần hơn tới mục tiêu trong công việc.
Bạn càng rõ ràng về mục tiêu bao nhiêu và làm bài tập về nhà trước khi bước vào cuộc họp thì khả năng cao càng đạt được kết quả mong muốn bấy nhiêu.
Bắt đầu nào! 💪🏻
Bốn loại vai trò trong cuộc họp
Nhớ lại thời học sinh/sinh viên khi mình làm bài tập nhóm, mặc dù đã bầu ra nhóm trưởng nhưng vai trò khi đó chính xác là để liên lạc với thầy cô khi nộp bài, không hơn không kém!
Thường thì cuộc họp trong giai đoạn này là sẽ là mọi người cùng đưa ra ý tưởng, bàn tới bàn lui, bàn xui bàn ngược. Được một lúc, ai đó nhận ra sắp hết giờ và mọi người kết thúc cuộc họp để về nhà mà không có nhiệm vụ cụ thể nào được vạch ra 🤨.
Đó là lý do vì sao việc làm việc nhóm khi còn đi học là những trải nghiệm đáng nhớ khó quên 😂. Thường sẽ không ai đứng ra ở vị trí lãnh đạo (cũng không thể đòi hỏi gì hơn ở cái tầm này), tất cả đều quay cuồng cho đến khi gần deadline và cày ngày cày đêm để ráng làm cho xong dự án một cách vội vàng rồi nộp bài với hi vọng sẽ được điểm cao 🤞🏻.
By failing to prepare you are preparing to fail. - Benjamin Franklin
Các cuộc họp cần được có sự lãnh đạo/dẫn dắt. Để một cuộc họp được diễn ra tốt đẹp và suôn sẻ, dưới đây là 4 vai trò cơ bản ta cần được xác định rõ ràng ngay từ đầu:
Người "phán xử" (The decision maker): Đây là một người hoặc một nhóm người mà có khả năng ra quyết định cuối cùng. Họ thường là sếp trực tiếp của dự án hoặc sếp cấp cao hơn. Họ thường là người có nhiều góc nhìn cũng như đủ thông tin bao quát nhất.
Người chủ trì (The conductor): người dẫn dắt cuộc họp, đảm bảo cuộc họp đi đúng hướng và đạt được kết quả đề ra lúc đầu. Giống như nhạc trưởng chỉ huy cả dàn nhạc giao hưởng lúc thăng lúc trầm nhưng mục tiêu sau cùng là hoàn thành
Người cố vấn (The Advisor): thường là những người cho ý kiến chuyên môn. Đại đa số trường hợp chúng ta sẽ đóng vai trò này. Những người này thường có kiến thức chuyên môn sâu về các lĩnh vực nhất định cần thiết để đưa ra một quyết định quan trọng, nhưng họ có thể không có được bức tranh toàn cảnh.
Những người cần được thông báo (The informed): là những người không cần thiết phải có mặt trong cuộc họp, họ cũng không cần ra quyết định hoặc đóng góp ý kiến. Họ chỉ cần biết được kết quả cuộc họp là gì hoặc có thông tin gì nổi bật được trình bày trong cuộc họp dựa vào MoM, ghi âm...
Trên thực tế: nếu là cuộc họp cùng đồng nghiệp hoặc team member cùng làm trong một dự án nhằm đưa ra quyết định thì nên xác định vấn đề chính cần trao đổi từ trước khi vào họp để tránh lòng vòng.
Tập trung vào nội dung chính
Làm dự án theo sprint ít nhiều bạn sẽ gặp tình huống này: daily meeting đang diễn ra bỗng nhiên ai đó trong nhóm đặt ra một câu hỏi technical hơi chuyên sâu. Và chúng ta là dev với bản tính tò mò muốn giải quyết vấn đề liền bị cuốn theo cuộc trao đổi. Trước khi bạn kịp nhận ra rằng 10 phút đã trôi qua và cuộc thảo luận đã bị lái sang hướng khác, hoàn toàn trở thành một mớ hỗn độn các ý kiến và tranh luận cần nhiều thời gian hơn để chứng minh.
Những lúc như vậy, "Let's take this offline" là cách nhẹ nhàng lịch sự của người chủ trì để giải quyết tình trạng lan man và quay lại trọng tâm của buổi họp.
Nếu là người chủ trì có kinh nghiệm hơn thì bạn có thể dẫn dắt cuộc trao đổi1 bằng cách đặt câu hỏi mở, hỏi một người cụ thể, đồng tình, phản đối một cách uyển chuyển linh hoạt nhằm tạo ra điểm cân bằng cho cuộc họp diễn ra theo đúng kế hoạch
Timeboxing
Hiểu nôm na là khái niệm đặt lịch và họp theo thời gian đã định sẵn, đúng giờ thì ngừng họp.
Lưu ý:
Nếu họp online, bắt đầu cuộc họp sớm 1-2 phút.
Nếu họp offline, đến sớm 5-10' để ổn định chỗ ngồi và giao lưu trước với những người khác
Kinh nghiệm xương máu: để timebox sao cho hiệu quả thì cần chuẩn bị trước và tập trung khi họp. Game lúc này không còn phụ thuộc ở bản thân bạn mà ở tất cả mọi người. Chỉ cần một người trong các vai trò đã liệt kê không tập trung cũng ảnh hưởng đến năng suất của cả tập thể.
Ngoài ra Timeboxing còn là một cách để kiểm soát chi phí các cuộc họp. Vì nếu tất cả dev đều đi họp thì lấy đâu ra thời gian để thực sự làm việc? 😂
"Qui trình kết thúc"
Hãy dành 2-3 phút cuối buổi họp để tóm tắt lại những việc đã được trao đổi:
Tóm tắt nhanh chóng tất cả các việc cần phải làm, ai là người thực hiện, deadline khi nào (vào cuối buổi họp)
Hãy cho mọi người biết liệu bạn có sắp xếp một cuộc họp tiếp theo hay không (và khoảng thời gian cụ thể sẽ diễn ra)
Sau cuộc họp thì người chủ trì (The conductor) cần gửi ghi chú càng sớm càng tốt và làm nổi bật những điểm cần lưu ý cho mọi người nắm qua email sau đó.
Nghe có vẻ đơn giản nhưng nó lại khá hiệu quả vì khi nghĩ tới nội dung cuộc họp thì đa số kí ức còn đọng lại là phần tóm tắt khi kết thúc hoặc ghi chú cuộc họp.
Dưới đây là một số cách để ghi ghi chú cuộc họp từ Amazon sao cho hiệu quả
"Chánh niệm"
Giờ nào việc đó, hãy ráng giữ đầu óc tập trung trong cuộc họp.
Việc vừa họp nhưng đầu lại nghĩ vấn đề khác sẽ gây nên giảm năng suất và não bạn sẽ trong trạng thái căng thẳng vì phải dịch chuyển giữ 2 thứ qua lại cùng một lúc. Đây là một trong những nguyên nhân dẫn tới cạn năng lượng tinh thần mặc dù năng lượng thể chất vẫn còn có thể đủ sức vận động nhẹ sau giờ làm việc.
Đừng để bản thân làm nhiều việc cùng lúc, điều này nói thì dễ hơn làm và mình cũng thỉnh thoảng trong tình huống không thật sự "chánh niệm" với cuộc họp😬. Trừ khi cuộc họp quan trọng và kéo dài 1-2h thì người chủ trì sẽ chủ động cho giải lao 5'
Nếu bạn đang làm nhiều việc cùng lúc trong suốt cả cuộc họp, đó là dấu hiệu rõ ràng cho thấy bạn không thực sự cần phải có mặt ở đó (nói cách khách là bạn nên ở vai trò được thông báo-The informed).
Tóm lại để cuộc họp diễn ra như dự định thì khi họp cần làm những việc sau:
Xác định bốn vai trò trong cuộc họp
Tập trung vào nội dung chính
Timeboxing
Qui trình kết thúc
Chánh niệm
Việc trang bị kĩ năng "đi họp" tuy không phải điều gì đó ảnh hưởng to lớn đến việc phát triển sự nghiệp. Tuy nhiên, kĩ năng này cũng là cách giúp bạn khác biệt so với phần còn lại. "Đi họp" là một kĩ năng dễ học, dễ thực hành mà bạn có thể áp dụng ngay lập tức. Và càng tích lũy nhiều kĩ năng nhỏ một cách thuần thục lâu ngày sẽ tạo nên thay đổi to lớn mà chính bạn không ngờ tới!
✌️ Bài hôm nay chỉ đến đây thôi!
Mình rất mong nhận được ý kiến chia sẻ từ độc giả của mình. Bạn đã có những trải nghiệm họp hành nào đáng nhớ, bạn còn có gì bổ sung cho nội dung tuần này… (và nếu bạn đã làm được đến mức này thì bạn là một trong những người dũng cảm nhất 😁 🥹 🫡). Đừng ngần ngại để lại comment nhé, chắc chắn mình sẽ phản hồi!
Hẹn gặp mọi người tuần sau!
