Feedback in action: góp ý đúng cách, tác động sâu sắc.
Cách giúp feedback của bạn được tiếp nhận dễ dàng hơn - từ tâm lý con người đến framework SBIR.
Chào bạn 👋,
Rất vui vì chúng ta lại được gặp nhau. Mình mong bạn vẫn khỏe mạnh, hạnh phúc và tràn đầy năng lượng!
Trong tuần trước chúng ta đã nói về việc những phương pháp luận của việc làm sao để có feedback hiệu quả, bao gồm tư duy đúng và cách tiếp cận phù hợp.
Tuần này, chúng ta cùng đi sâu vào cách áp dụng feedback trong thực tế. Sau bài viết này, bạn sẽ học được:
Nguồn gốc của tâm lý e ngại feedback
Cách xây dựng nền tảng vững chắc trước khi đưa feedback
Quy trình feedback hiệu quả
Feedback có thể là một cuộc trò chuyện khó, nhưng nếu làm đúng cách, nó không chỉ giúp đồng nghiệp của bạn tốt hơn, mà còn giúp bạn trở thành một leader giỏi hơn.
Bạn đã sẵn sàng chưa?
Cùng dive deep vào chủ đề tuần này nhé! 🚀
Trước khi đi vào chi tiết, 👋 nếu đây là lần đầu bạn đọc newsletter này, thì xin tự giới thiệu mình là Bryant (Dũng) 👨🏻💻.
Chào mừng bạn đến Growth Engineering Journal - newsletter hàng tuần, nơi mình chia sẻ về tư duy phát triển bản thân và những thứ hay ho cho kĩ sư phần mềm 😜.
Nếu bạn chưa subscribe thì đây là những 4 bài viết gần nhất bạn đã bỏ lỡ:
🚧 Tại sao chúng ta lại ngại đưa feedback?
Nếu feedback giúp đội nhóm phát triển, tại sao nhiều người vẫn né tránh nó?
Dưới đây là những lý do phổ biến nhất khiến chúng ta ngại feedback:
Sợ làm mất lòng người khác 😰
Đưa feedback – đặc biệt là góp ý để cải thiện – có thể khiến người khác cảm thấy khó chịu, và đôi khi họ phản ứng tiêu cực. Điều này khiến chúng ta e ngại và chọn cách im lặng thay vì góp ý, ngay cả khi chúng ta thấy rõ điều cần cải thiện.Không có kết nối đủ thân với người nhận 🔗
Feedback hiệu quả không chỉ dựa vào nội dung, mà còn phụ thuộc vào mối quan hệ giữa người đưa và người nhận. Ngoài ra còn phụ thuộc vào kì vọng trong công việc đã được trao đổi từ trước. Nếu bạn không có sự tin tưởng và kết nối đủ tốt, họ có thể hiểu lầm feedback của bạn là công kích cá nhân.Không biết cách diễn đạt 🗣️
Bạn từng rơi vào tình huống này chưa? Bạn muốn góp ý nhưng lại loay hoay không biết nói thế nào để không gây tổn thương. Nếu không chuẩn bị trước, feedback có thể dễ bị diễn đạt sai hoặc khiến người nghe cảm thấy bị chỉ trích.Sợ phản ứng tiêu cực 🔥
Feedback chạm vào "cái tôi" của người khác, và không phải ai cũng sẵn sàng đón nhận nó. Nếu người nhận phản ứng phòng thủ hoặc giận dữ, bạn có thể cảm thấy mất tinh thần và không muốn đưa feedback.
👉 Khi bạn hiểu và vượt qua những rào cản này, bạn sẽ thấy rằng feedback không đáng sợ như bạn nghĩ.
👉 Và quan trọng nhất: nếu bạn tránh nói ra, bạn đang bỏ lỡ cơ hội giúp đồng đội và cả chính mình phát triển. 🏗️Xây dựng nền tảng trước khi phản hồi
Một trong những lý do khiến việc đưa góp ý, phản hồi thất bại là vì nó xuất hiện quá bất ngờ, khi người nhận chưa sẵn sàng. Để đảm bảo feedback được tiếp nhận tích cực, hãy xây dựng nền tảng vững chắc trước khi đưa feedback. Dưới đây là 3 điều quan trọng nhất giúp bạn làm điều đó:
1. Xây dựng mối quan hệ 🤝
Đây là cái đầu tiên và quan trọng nhất!
Hãy tự hỏi: Bạn có thường xuyên trò chuyện, làm việc chung và hiểu đồng nghiệp của mình không? Nếu câu trả lời là không, thì khả năng cao feedback của bạn sẽ bị hiểu sai hoặc bị bỏ qua.
Thay vì chỉ giao tiếp khi có vấn đề, mình luôn khuyến khích team member hãy connect với nhau nhiều hơn một chút về mặt cá nhân và cuộc sống, nhằm duy trì sự kết nối thường xuyên. Quan tâm đến công việc của đồng nghiệp, check-in về tiến độ và lắng nghe họ.
Khi đã có đủ sự tin tưởng, feedback sẽ dễ được tiếp nhận hơn.2. Cởi mở nhận feedback trước khi đưa feedback 🔄
Bạn có sẵn sàng nhận feedback từ người khác không? Nếu bạn muốn người khác lắng nghe feedback của mình, trước hết hãy thể hiện rằng bạn cũng sẵn sàng đón nhận góp ý.
Một cách đơn giản là chủ động hỏi ý kiến đồng nghiệp về công việc của mình. Khi họ thấy bạn cởi mở với feedback, họ cũng sẽ sẵn sàng đón nhận góp ý từ bạn.
3. Bắt đầu với feedback tích cực 🌟
Hãy tưởng tượng bạn đang làm việc rất chăm chỉ, và rồi một ngày đồng nghiệp đến nói: "Bạn làm chưa tốt việc abc, cần cải thiện ngay." – Cảm giác của bạn sẽ thế nào?
Thay vì nhảy thẳng vào góp ý tiêu cực, hãy bắt đầu với một điều tích cực. Một câu kudos ghi nhận sẽ giúp người nhận mở lòng hơn với feedback của bạn. Quan trọng là đúng lúc và chân thành! Chứ không phải khen cho có. Và điều này cần khả năng quan sát để thấy được cả mặt tốt và hạn chế của người khác.
👉 Khi bạn đã xây xong nền tảng vững chắc, feedback sẽ không còn là điều đáng sợ, mà trở thành một phần tự nhiên trong công việc và phát triển cá nhân. Nếu bạn làm được tới bước này, mình cá là bạn sẽ thấy việc feedback cho ai đó sẽ dễ thở hơn rất nhiều. Bạn có thể like rồi sau đó skip ⏭️ phần còn lại 🤡!
Đùa thôi, đừng vội bỏ đi như thế 😂 ! Vì tiếp theo, chúng ta sẽ đi vào quy trình cụ thể để feedback hiệu quả – giúp bạn nói sao cho đồng nghiệp lắng nghe, thay đổi và không phản kháng. 🚀
Quy trình để đưa feedback hiệu quả
Theo một khảo sát từ Oak Engage, 65% nhân viên đều mong muốn nhận được feedback thường xuyên hơn. Vì vậy, một feedback tốt không chỉ nằm ở nội dung, mà còn ở cách bạn truyền tải. Bạn có thể có ý định tốt, nhưng nếu diễn đạt sai cách, người nhận dễ hiểu nhầm, cảm thấy bị tấn công và phản ứng phòng thủ.
Vậy làm sao để feedback vừa rõ ràng, dễ tiếp nhận, vừa giúp người nhận có động lực để cải thiện? Dưới đây là 5 bước giúp bạn đưa feedback hiệu quả.
1. Do your homework, always! 📝
Feedback tốt bắt đầu từ khâu chuẩn bị.
Đừng vội vàng nói ra mà không suy nghĩ, vì một feedback không được chuẩn bị kỹ có thể làm mọi thứ tệ hơn.
❓ Hãy tự hỏi 3 câu sau trước khi feedback:
Mục tiêu của feedback này là gì? Đó là để bạn “xả stress” hay là vì bạn muốn tốt cho người kia? Bạn muốn giúp họ cải thiện điều gì cụ thể? Nếu feedback chỉ mang tính "xả stress", trừ khi nó ảnh hưởng quá lớn đến bạn thì tốt nhất đừng nói.
Feedback này có cần thiết không? Nếu đó chỉ là vấn đề nhỏ không ảnh hưởng nhiều tới mục tiêu chung, có thể không cần thiết phải đưa ra ngay lập tức.
Mình có đủ thông tin không? Feedback phải dựa trên dữ kiện thực tế, không phải cảm tính hay suy đoán cá nhân.
💡 Nếu bạn không chắc chắn về câu trả lời cho những câu trên, hãy dành thêm thời gian quan sát trước khi đưa feedback.
Sau khi đã làm rõ mục đích thì bạn thử hình dung kịch bản khi trao đổi sẽ như thế nào, có những vấn đề nào khác mà mình bỏ sót để có thể làm cho cuộc nói chuyện hiệu quả hơn không, bạn sẽ sử dụng cách nói như thế nào để đối phương dễ tiếp nhận nhất, v,v..
❌ "Anh thấy em làm việc không tập trung, thiếu hiệu quả gần đây." (Cảm tính, không có dữ kiện cụ thể)
✅ "Dự án tuần trước, bạn đã chậm deadline 2 task. Mình muốn hiểu khó khăn của bạn và cùng tìm cách cải thiện." (Có dẫn chứng cụ thể)2. Mở lời và mở lòng 💬
Mở đầu feedback đúng cách sẽ quyết định người nhận có sẵn sàng lắng nghe bạn hay không.
💡Một vài gợi ý mở lời:
Chọn đúng thời điểm & địa điểm – Feedback quan trọng thì đừng gửi qua chat, hãy nói trực tiếp hoặc qua video call (nếu làm remote). Tuy nhiên cần thông báo trước để người nhận có mindset về việc feedback.
Bắt đầu bằng sự quan tâm – Cho người nhận thấy bạn muốn giúp họ, không phải chỉ trích.
Tập trung vào hành vi cụ thể, không đánh giá con người – Phản hồi về công việc, không phải về tính cách.
❌ "Hey man, nói chuyện đc ko ? Tui có feedback"
→ Người nghe sẽ có tâm lý đề phòng, chưa biết nội dung gì nhưng đã cảm thấy không thoải mái.
✅ "Hey man, anh thấy em chat trên group proj ABC về issue XYZ, a gọi em trao đổi thêm để đưa một số góp ý được ko? A có vài tips để giúp e lần sau có thể làm tốt hơn!"
→ Khách quan, tập trung vào công việc, thể hiện mong muốn giúp đỡ.3. Sử dụng SBIR framework 📏
Một trong những cách giúp feedback rõ ràng và dễ tiếp nhận là sử dụng framework SBIR:
S (Situation) – Mô tả tình huống cụ thể
B (Behavior) – Mô tả hành vi cần góp ý
I (Impact) – Mô tả tác động của hành vi đó
R (Reinforce/Redirect) – Đưa hướng cải thiện hoặc khuyến khích tiếp tục.
❌ "Code của bạn lộn xộn quá, lần sau làm cẩn thận hơn nhé!" → Mơ hồ, dễ gây phản ứng tiêu cực.
✅ "Trong PR #245 của sprint này (S), mình nhận thấy bạn lặp lại nhiều đoạn code giống nhau ở các function khác nhau (B). Điều này khiến codebase trở nên khó bảo trì và khó mở rộng về sau (I). Có thể thử áp dụng nguyên tắc DRY để tối ưu không? Nếu cần, anh hoặc A (Senior) có thể ngồi cùng để review rồi refactor phần này (R)."hoặc:
❌ “Em ít nói quá, lần sau cố gắng đóng góp ý kiến nhiều hơn nhé!”
✅”Trong buổi họp sprint planning sáng nay (S), anh thấy em hầu như không đưa ra ý kiến khi cả team thảo luận về cách chia task (B). Vì vậy, team gặp khó khăn khi xác định ai nên đảm nhận phần nào và phải mất nhiều thời gian hơn để thống nhất (I). Nếu bạn có idea nhưng ngại chia sẻ, có thể thử note lại trước để dễ trình bày hơn. Hoặc tham khảo trước với BA để nắm được task trước khi vào planning (R).”Lý do SBIR hiệu quả là vì nó giúp feedback trở nên khách quan hơn, cụ thể và có định hướng giải quyết, thay vì chỉ trích chung chung. Ngoài ra, cuộc trao đổi là cơ sở để giải quyết vấn đề cùng nhau, thay vì chỉ chăm chăm vào việc người nhận feedback phải thay đổi từ <a> sang <b> (trừ một số extreme case).
4. Lắng nghe & trao đổi 🧏♂️
Feedback không nên là một chiều, mà phải là cuộc trò chuyện từ cả hai phía.
💡Gợi ý cách tiếp cận để tạo cuộc trò chuyện thay vì độc thoại:
Dừng lại và lắng nghe phản hồi từ người nhận – Họ có thể có góc nhìn khác mà bạn chưa nghĩ đến.
Hỏi xem họ nghĩ gì về feedback của bạn – Điều này giúp họ cảm thấy được tôn trọng.
Không ép buộc, không tranh cãi – Nếu họ chưa đồng ý, có thể họ cần thêm thời gian để suy nghĩ.
💬 "Task API tuần trước của bro bị trễ 2 ngày (Situation + Behavior). Điều này làm team frontend phải chờ và ảnh hưởng đến tiến độ demo (Impact). Bro nghĩ lý do chính là gì? (Mời gọi tương tác)"Khi người nhận được lắng nghe, họ sẽ ít có tâm lý phòng thủ, ít phản kháng hơn và dễ tiếp nhận feedback hơn.
5. Hành động tiếp theo 🎯
Sau khi đưa feedback, đừng để nó chỉ dừng lại ở lời nói – hãy cùng người nhận xác định bước tiếp theo để cải thiện.
💡Gợi ý cách tiếp cận:
Đưa đề xuất cụ thể, nhưng không áp đặt: hỏi ý kiến người nhận thay vì ra lệnh.
Xây dựng một kế hoạch nhỏ để cải thiện: nếu vấn đề quan trọng, hãy giúp họ có hành động rõ ràng.
Theo dõi và phản hồi liên tục: feedback không chỉ là một lần, mà là một quá trình phát triển liên tục.
💬 "Hôm qua trong cuộc họp với khách hàng, tui thấy bro gặp khó khăn khi trình bày roadmap (Situation + Behavior). Khách hàng có vẻ hơi khó hiểu một số điểm quan trọng chưa được làm rõ(Impact). Bro có muốn thử tập luyện trước với tui lần sau không? (Reinforce)"👉 Tại sao cách này hiệu quả?
✅ Không chỉ nêu vấn đề mà còn đưa ra giải pháp thực tế.
✅ Thể hiện sự hỗ trợ, giúp người nhận cảm thấy không đơn độc trong việc cải thiện.
Kết
Nếu bạn vẫn kiên nhẫn đọc tới đây thì vui bạn không cần nhớ hết hơn 2300 chữ bên trên, chỉ cần nắm được nguyên lý cốt lõi sau đây:
Mối quan hệ là nền tảng của feedback hiệu quả.
Mục tiêu của feedback không chỉ là cải thiện cá nhân, mà còn giúp đội nhóm và công ty phát triển.
Sự quan tâm tạo ra môi trường an toàn để feedback phát huy tác dụng.
🔥 Chốt lại: feedback không chỉ là công cụ sửa lỗi cá nhân, mà là một phần của văn hóa học hỏi liên tục. Nếu mọi người trong nhóm đều cởi mở với feedback và hướng đến mục tiêu chung, cả team sẽ phát triển nhanh hơn, dự án sẽ chạy mượt hơn, và công ty sẽ đạt được kết quả tốt hơn.
Một số nguồn tham khảo:
Employee feedback demystified: a comprehensive guide for managers.
How to give and receive feedback (lightning lesson)
✌️ Hẹn gặp lại bạn trong bài viết sau!
Đọc xong bài viết này chắc chắn không làm bạn giỏi lên ngay lập tức, nhưng nếu biết kết hợp với quan sát và luyện tập có chủ đích, thì mình tin là ít nhiều bạn cũng thành thạo kĩ năng này. Còn từ đây tới lúc đó thì vẫn như mình hay nói:
enjoy the process!🙌🏻
Bài viết cũng chỉ là một góc nhìn và kinh nghiệm của bản thân trong hành trình mình đã trải qua. Tuy đã cố gắng hết sức nhưng cũng sẽ có những hạn chế nhất định.
Bạn có suy nghĩ gì về bài viết này? Để lại comment cho mình biết nhé! Mình rất mong nhận được ý kiến từ độc giả của mình (và nếu bạn đọc được đến đây mà không scroll ào ào, thì chắc chắn bạn là một fan cứng của mình rồi 😁). Đừng ngần ngại để lại comment nhé, chắc chắn mình sẽ phản hồi!
Bryant Huỳnh
See ya 🤖!
Bryant!
Bài viết hay quá ạ, feedback đúng cách là cả 1 nghệ thuật.
Feedback is a gift.The giver should deliver it thoughtfully, and the receiver should appreciate it.