Hậu họp hành
Nơi công việc thực sự bắt đầu và năng lực thực thi được thể hiện.
👋Hey, mình là Bryant (Dũng), chào mừng bạn đến Bryant’s Corner, nơi mình chia sẻ về Engineering Management, phát triển bản thân và những thứ hay ho mình học được qua quá trình bán mình cho tư bản.😜
Đây là phần cuối trong series về họp hành sao cho hiệu quả. Một kĩ năng không mấy ai để ý nhưng nếu làm đúng, bạn sẽ trở nên khác biệt. Dưới đây là những gì mình đã chia sẻ:
Bài hôm nay chúng ta sẽ bàn về những việc cần làm SAU cuộc họp, đây mới là thời điểm mà công việc thực sự được bắt đầu.
Bắt đầu nào! 💪🏻
Thông thường mọi người sẽ có cảm giác "về đích" vì đã thống nhất được với nhau hướng làm và assume rằng sẽ có ai đó thực hiện. Cho gần tới buổi checkpoint thì mọi người mới cuống cuồng ngồi nghe lại record họp và bù đầu làm lấy làm để để có cái báo cáo trước khi vào cuộc họp kế tiếp.
Những việc cần làm sau khi họp
1. Gửi biên bản tóm tắt cuộc họp càng sớm càng tốt
Bạn có bao giờ gặp tình huống này chưa?
Cuộc họp diễn ra sôi nổi, hàng loạt các ý kiến được đưa ra và mọi người háo hứng nghĩ về thành quả đạt được. Nhưng để có thông tin chắc chắn nhằm ra quyết định cuối cùng thì cần một đầu việc phải kiểm tra và tốn thêm ít thời gian để thực hiện. Vậy là cuộc họp chấm dứt theo hướng bỏ ngỏ và ai cũng biết cần phải làm việc abc. Nhưng ai sẽ là người thực hiện thì trong cuộc họp không được bàn tới 🤨. Cho tới 1 tuần sau mọi người gặp lại và thậm chí còn không nhận ra mình được giao bất cứ task nào 😤 ! Rồi 10' tiếp theo tất cả lại đi thảo luận lại các thứ đã nói ở cuộc họp lần trước và lại kết thúc với cùng một kịch bản là làm việc abc và lần này có người được assign để chắn chắc công việc phải được thực hiện.🤡
Thỉnh thoảng pattern này sẽ lặp lại, task bị pending hoặc không được assign, cho tới khi ai đó không chịu nổi và hành động để công việc được tiếp tục.
Giải pháp rất đơn giản để ngăn chặn chuyện này: sau khi cuộc họp kết thúc, hãy gửi biên bản chi chú tóm tắt cuộc họp, càng sớm càng tốt!
Trong một cuộc họp kéo dài 60' thì luồng trao đổi thông tin, chi tiết công việc, nhiệm vụ quan trọng luôn xen kẽ rải rác. Nếu ta không thể tổng hợp được các thông tin quan trọng để lưu lại bằng văn bản (email), thì rất khó để có căn cứ dựa vào để thực hiện. Quan trọng hơn, khi có vấn đề xảy ra thì ít nhất còn có cái để ta đối chiếu, kiểm tra.
Dưới đây là một template mà mình hay dùng để ghi chú cuộc họp quan trọng, nội dung có thể tùy chỉnh để phù hợp hơn với hoàn cảnh công việc:
Attendees:
Team A:
Team B:
Content of meeting:
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Curabitur cursus turpis velit, sed gravida diam convallis in.
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit.
Next Action:
abc (PIC1)
abc (PIC)
Let me know if your have any questions! We will follow up on these items in our next week's meeting.
Best regards,
Một số điều quan trọng cần lưu ý:
Viết ngắn, gọn súc tích, highlight những nội dung chính và các chi tiết quan trọng. Người đọc chỉ mất chưa tới 2' để nắm được tình hình và follow up dễ dàng.
Tách biệt nội dung trao đổi và hành động cần thực hiện. Có thể nội dung trao đổi là một gợi ý cho các cuộc thảo luận tương lai nhưng trước mắt cần tập trung làm những việc cụ thể.
Hãy cố gắng gửi Recap ngay trong ngày hoặc trễ nhất là đầu giờ làm việc hôm sau để mọi người nắm được việc cần làm.
Mẹo làm việc: Nếu dùng Outlook thì khi một Meeting được tạo trên Calendar, một email với chi tiết tương ứng cũng được tạo ra đồng thời. Sau cuộc họp bạn có thể dùng chính email đó reply lại Recap/MoM, thêm một số người cần được thông báo (tùy thuộc vào một trong bốn vai trò trong cuộc họp). Và thế là chúng ta đã có một luồn trao đổi đầy đủ context liên quan. Nếu trong trường hợp thread mail quá dài thì ta có thể tạo một email mới rồi attach luồng email cũ vào để mọi người có thể refer những gì đã trao đổi.
2. Bắt đầu cuộc họp tiếp theo với biên bản tóm tắt quyết định/ nhiệm vụ từ cuộc họp trước
Xin chúc mừng! bạn đã có một cuộc họp tuyệt vời và bạn còn gửi bản tóm tắt "chuẩn chỉnh" like a boss 🙌🏻. Mọi thứ như đang đi đúng hướng vào guồng. Nhưng khoan, dừng khoảng chừng là 2 giây!!! Bạn vẫn chưa xong đâu! Cuộc họp tiếp theo là nơi bạn cần phải nhắc lại những gì đã diễn ra ở cuộc họp trước.
Việc này đối với những cuộc họp hàng tuần hoặc các dự án gấp rút thì có vẻ hơi thừa thãi vì ai cũng biết context và có thể nhớ chi tiết của lần trao đổi trước là gì. Nhưng nếu là cuộc họp hàng tháng, hàng quý, ở cấp C level trở lên, game lúc này đòi hỏi ta phải cực kì chi tiết và chuẩn xác. Vì bút sa là gà xối mỡ!🥶
Lý do chính cho việc này nhằm đảo bảo công việc đi theo đúng tiến độ và tập trung vào kết quả đầu ra, và xây dựng được văn hóa thực thi (execution).
Điều này có 3 lợi ích:
🎯 Thu hút sự chú ý của mọi người vào những điểm quan trọng đã đồng ý từ lần gặp cuối.
🔄 Thiết lập mối quan hệ rõ ràng giữa cuộc họp này và cuộc họp trước
🤝 Quan trọng nhất là nó buộc mọi người phải chịu trách nhiệm về nhiệm vụ được giao
Nếu vị trí của bạn là team lead trở lên thì bạn càng phải thực hiện "kiểm tra bài cũ"😤 trước khi cuộc họp mới bắt đầu để xây dựng tinh thần tự chủ và thực thi.
Cần nhớ rằng bạn đi họp không phải để xả stress hoặc gặp gỡ giao lưu đồng nghiệp. Các cuộc họp là nơi bạn bị lấy đi thời gian làm việc quý báu cá nhân để đánh đổi kết quả của tập thể, vì vậy hãy cố dùng thời gian cho xứng đáng!
Mẹo làm việc: trước khi họp hãy liên hệ với những PIC để xem tiến độ và nhắc nhở họ về timeline. Hãy chấp nhận rằng đôi khi bạn sẽ đóng vai "giám thị" đi nhắc nhở vài lần cho tới khi mọi người đủ ý thức để nghiêm túc "làm bài tập" 😅.
3. Thiết lập kênh liên lạc
Thông thường mỗi dự án sẽ có một kênh liên lạc chung (stack holder, Product Manager, Project manager, dev, tester...) và một kênh liên lạc cho những người liên quan trực tiếp (PM, dev, tech lead...).
Việc có một kênh liên lạc bất đồng bộ là một giải pháp hiệu quả để trao đổi nhiều hơn những gì mà trong cuộc họp không tiện trao đổi.
Nhờ những kênh như vậy mà bạn thực sự align được với tất cả mọi người trước khi vào họp để thống nhất ý kiến một cách nhanh chóng. Thậm chí nếu việc giao tiếp hiệu quả thì bạn cũng không cần tới việc tạo meeting để chốt công việc mà mọi việc vẫn chạy đều!
Mẹo làm việc: Trong Microsoft Teams bạn có thể ghim (pin) một nhóm lên trên cùng để thao tác nhanh hơn. Nhưng đừng ghim quá nhiều nhóm để tránh bị rối khi cần liên lạc. Một việc mình thường làm là sau 2-3 tháng thì mình xem lại mức độ cấp bách và ưu tiên của các dự án để sắp xếp thứ tự hoặc bỏ ghim (unpin) một vài nhóm, tiện cho thao tác chat chit trong Teams hiệu quả hơn.
Kết
Dưới đây là những việc cần làm SAU cuộc họp:
🧾 Gửi biên bản tóm tắt cuộc họp càng sớm càng tốt
☑ Bắt đầu cuộc họp tiếp theo bằng biên bản tóm tắt quyết định/ nhiệm vụ từ cuộc họp trước
💬 Thiết lập kênh giao tiếp
Tóm lại, cuộc họp là một sự kiện nhỏ trong chuỗi các hoạt động cần làm trong quá trình làm việc. Nó chỉ là một mắt xích trong một loạt các chuỗi mắt xích đan xen nhau. Sẽ có những cuộc họp nối tiếp nhau, cũng sẽ có những cuộc họp không cần phải tiếp tục. Việc của chúng ta là tận dụng cuộc họp như một công cụ hiệu quả để ra được kết quả mong muốn với chi phí thời gian là tối ưu.
Thành thạo game "Đi họp" không phải là tờ vé số giúp bạn đổi đời trong nấc thang sự nghiệp, nhưng sở hữu một hoặc một bộ kỹ năng "họp hành" là một cách dễ dàng giúp bạn nổi bật giữa hàng ngàn đồng nghiệp và được công nhận năng lực.
Nếu bạn thực sự bế tắc vì họp thì hãy thử kết hợp như hình để cuộc họp "vui hơn" 🤣
✌️ Bài hôm nay chỉ đến đây thôi!
Chuỗi bài viết có thể vẫn mang ý kiến chủ quan dựa theo kiến thức, kinh nghiệm và trải nghiệm của cá nhân mình… Mình rất mong nhận được ý kiến chia sẻ từ các bạn độc giả. Và nếu bạn đã làm được đến mức này thì bạn là một trong những người dũng cảm nhất 😁 🥹 🫡 và mình rất trân trọng! Đừng ngần ngại để lại comment nhé, chắc chắn mình sẽ phản hồi!
Hẹn gặp mọi người tuần sau!
PIC: Person in charge