Managing Up (Bryant's version) để tăng tốc sự nghiệp
Và cách để chơi bộ môn này sao cho hiệu quả.
👋Hey, mình là Bryant (Dũng), chào mừng bạn đến Bryant’s Corner, nơi mình chia sẻ về Engineering Management, phát triển bản thân và những thứ hay ho mình học được.
Nếu bạn chưa đăng ký blog, đây là những bài viết bạn đã bỏ lỡ tháng này:
Nếu bạn thấy Newsletter này hữu ích, hãy chia sẻ nó với bạn bè và đồng nghiệp nhé. Enjoy! 🎉
Bài viết hôm nay chúng ta sẽ tập trung vào:
❓Managing up ⬆ là gì và tại sao lại cần nó?
📚Cách để managing up hiệu quả
Bắt đầu nào!
🤨 Managing up là gì và tại sao lại cần nó?
Đi làm ngoài mục đích chính kiếm tiền, phát triển bản thân, còn có một việc khác là làm cho những người làm việc chung với mình trở nên thoải mái hơn.
Để làm được việc đó, chúng ta cần phải trang bị ít nhiều các kĩ năng và học cách phối hợp (collaboration) trong công việc để mọi người cùng đạt được kết quả và vui vẻ với nhau. Trong số đó, managing up là tập hợp các kĩ năng mà bạn sẽ phải dùng, cần dùng, và bắt buộc dùng xuyên suốt từ ngày bắt đầu đi làm cho đến cuối sự nghiệp của mình.
Managing up không có nghĩa là nịnh bợ. Mà là cách để bạn làm việc hiệu quả nhất có thể, để tạo ra giá trị cho sếp và cả tổ chức. Đổi lại, khi bạn biết cách managing up tốt sẽ làm cho giá trị và hình ảnh của mình, đồng nghiệp hoặc cả team trong tổ chức được nâng cao, từ đó sẽ thuận lợi cho việc thăng tiếng sau này.
Đối với một knowledge worker (lao động trí thức) dù bạn là dân văn phòng, freelancer, solopreneur thì việc có một mối quan hệ lành mạnh, tích cực trong công việc với sếp, với khách hàng, đồng nghiệp sẽ giúp cho công cuộc kiếm cơm (work for food) dễ dàng hơn. Từ đó tăng sự thỏa mãn trong công việc và thăng tiến trong sự nghiệp.
Vì vậy, việc quản lý từ trên xuống dưới không bao giờ là thừa nếu muốn thành công trong sự nghiệp.
Những sự thật về managing up
Managing up về bản chất là việc trao đổi thông tin một cách dễ dàng, dễ hiểu, thường xuyên, nhất quán để cả bạn và sếp đều luôn đứng cùng một chiến tuyến nhằm giải quyết vấn đề hiệu quả hơn
Managing up tốt sẽ giúp bạn tránh việc bị micromanaged, tạo sự đồng cảm, tin tưởng và được trao nhiều cơ hội và hỗ trợ từ sếp.
Managing up không phải là việc giúp một ông sếp tồi trở nên tốt hơn. Mà đó là việc cần phải làm cho dù sếp bạn có giỏi giang, xịn xò tới đâu đi chăng nữa.
Managing up là một kĩ năng quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ tốt giữa bạn và sếp. Và bạn không cần đợi tới lúc làm sếp mới học cách manage up.
Bạn không cần phải managing up, nhưng sự nghiệp của bạn sẽ tiến xa nếu bạn chịu khó bỏ chút nỗ lực vào việc này.
Hãy xem sếp như là khách hàng, còn bạn là người bán dịch vụ. Bạn làm mọi cách để khách hàng hài lòng, thoải mái khi sử dụng dịch vụ của mình. Khách hàng hài lòng thì khả năng cao bạn sẽ up sales thành công, sẽ quay lại sử dụng dịch vụ của bạn, còn giới thiệu bạn cho khách hàng khác...
Cách để managing up hiệu quả
1. Tạo kết nối & lựa chọn cách giao tiếp
Sếp cũng là người đi làm công ăn lương, cũng hỉ, nộ, ái, ố như chúng ta. Nhưng do tính chất công việc mà dần có khoảng cách và xuất hiện tâm lý "chúng ta vs sếp".
Khi tham gia bộ môn Managing Up, tư duy bạn sẽ dần chuyển từ "làm sao để được tăng lương" sang "làm sao mình có thể làm việc được vs sếp để giúp công ty phát triển".
Cũng như bất kì mối quan hệ nào, managing up cũng đòi hỏi từ cả hai phía xây dựng được niềm tin.
Điều này cần thời gian để bạn chứng minh năng lực cho sếp thấy và sếp chứng minh tầm ảnh hưởng đến sự phát triển của bạn. Hơn nữa, việc kiếm được một người làm việc ăn ý không dễ nếu không muốn nói là xác suất thấp như dò vé số.
Việc chọn cách giao tiếp cũng cần được nhắc đến vì tùy theo mức độ tin tưởng và tính cách trong công việc sẽ phải điều chỉnh cho phù hợp với nhau.
Chúng ta có 3 loại giao tiếp với sếp:
Push communication: team member chủ động báo cáo mọi thứ với sếp, từ việc lớn đến việc nhỏ mà không cần chờ được hỏi.
Pull communication: khi nào sếp hỏi thì mới trả lời.
Over-communicate: tạm hiểu là cả sếp và nhân viên trao đổi về thông tin công việc hơn mức cần thiết
💡 Tips:
Một kinh nghiệm mà mình học được khi đã ở role tech lead là khi mới làm việc với nhau, mình thường có xu hướng tạo kết nối với cả sếp và team member bằng push communication và over-communication. Việc này sẽ tạo sự kết nối nhanh hơn và giúp cả hai nắm bắt được cách làm việc của bên còn lại. Cũng như cho thấy sự chủ động hợp tác trong công việc
Dần dần, khi bạn đã xây dựng được sự tin tưởng và trưởng thành trong công việc thì sếp sẽ nghiêng về pull communication nhiều hơn, tùy vào mức độ bận rộn và tính chất quan trọng của dự án
2. Xây dựng uy tín và get shit done!
Managing up sẽ không thành công nếu bạn không cho thấy mình là người có năng lực trong công việc và khả năng xử lý vấn đề. Vì bạn được trả tiền để giải quyết vấn đề. Nên hãy làm tốt yêu cầu cơ bản này trước khi nghĩ đến những thứ cao hơn. Bạn cần phải đảm bảo mình làm tốt việc được giao rồi mới dần dần xây dựng uy tín thông qua thành tích làm việc.
Hãy chứng tỏ mình đáng được lắng nghe trước khi mong đợi sếp mình lắng nghe mình
3. Cung cấp context (ngữ cảnh) đầy đủ
Đầu tiên, việc đưa ngữ cảnh đầy đủ ngay từ đầu sẽ tránh được back-and-forth follow ups (tạm dịch: việc đi xác minh thông tin qua lại). Dù là thông báo công việc, mong đợi của bản thân, dự định nghề nghiệp.. việc bạn cung cấp context sẽ giúp sếp bạn có đủ thông tin để ra quyết định hoặc hỗ trợ bạn tốt hơn.
Kế đến, khi bạn đưa context đầy đủ cho sếp sẽ giúp sếp giảm năng lượng vào cognitive load (tạm dịch: việc suy nghĩ, kết nối thông tin để nắm bắt được vấn đề) và có năng lượng để đưa ra quyết định chính xác hơn, tránh tình trạng decision fatigue.
Cuối cùng, trong quá trình bạn chuẩn bị context đầy đủ thì chính bạn cũng phải review những gì cần trình bày. Bạn sẽ dần đặt mình vào vị trí của sếp mà suy nghĩ ngược lại để tìm ra luận điểm củng cố lập luận của mình. Dần dần việc này sẽ cải thiện thought process (quá trình suy nghĩ) của bạn.
Tất cả những điều trên nhằm mục đích cho sếp thấy bạn đang suy nghĩ như thế nào, có bị thiếu thông tin gì, có đang suy nghĩ theo sự phỏng đoán (presumption) nào đó hay không. Nếu không được sự đồng tình thì ít ra bạn cũng cung cấp thông tin cần thiết để thúc đẩy cuộc trao đổi ra quyết định đúng hơn.
🚫 Đừng trao đổi ngay với sếp mà không chuẩn bị trước.
✅ Nếu cần, bạn có thể viết ra giấy dàn ý, thông tin quan trọng cần nắm, action plan là gì, status, tiến độ, timeline, deadline, đang cần input gì từ sếp...
🚫"Em gợi ý làm như này"
✅ "Em gợi ý làm cách này, đây là lý do A vì sao nó khả thi. Rủi ro là X, nhưng mình có thể giảm thiểu bằng cách Y, Z. Nếu anh/chị thấy ok thì sprint sau mình triển"
3. Chủ động thông báo và đề xuất hướng giải pháp kèm hành động
Khi bạn nhận thấy có vấn đề tiềm tàng, nên báo sếp càng sớm càng tốt. Việc này giúp họ có thời gian và nguồn lực chuẩn bị để gỡ rối cho bạn. Vấn đề được thông báo càng trễ càng dễ gây nên sự rối rắm và nhiều hậu quả khó lường.
Ngoài thông báo, bạn cũng chủ động đưa ra giải pháp và tự đánh giá độ khả thi rồi nhận trách nhiệm thực hiện.
💡 Tips:
Cách cập nhật cho sếp:
Nói những gì mình sẽ làm (để sếp aware và có gợi ý tối ưu từ kinh nghiệm, góc nhìn của sếp)
Get shit done!
Nói với sếp là đang làm, tiến độ ra sao, thời hạn thế nào, khó khăn gì..
Nói với sếp là đã làm xong, kết quả là gì, có điều gì cần chú ý...
4. OJT - On Job Training
Bộ môn Managing up này để thành thục cần rất nhiều kĩ năng mà trong phạm vi một bài post khó trình bày hết được. Nếu bạn không biết bắt đầu từ đâu thì cũng đừng sợ vì những gì mình chia sẻ từ chính trải nghiệm của bản thân, và mỗi người cũng sẽ có trải nghiệm kèm bài học cho riêng mình. Managing up còn tùy vào sếp và văn hóa công ty nên mỗi người sẽ có cách riêng trong quá trình làm việc. Có khi bạn cũng đã đang thực hành managing up nhưng không nhận ra. Vì một khi đã đi làm thì không ít thì nhiều nhất định cũng phải tham gia môn này mà thôi.
Một trong những trải nghiệm giúp mình học được skill quản lý sếp một cách nhanh chóng là khi mình "may mắn" có vài người sếp cùng một lúc, vì tính chất công việc đòi hỏi phải làm việc với nhiều bộ phận và mỗi bộ phận lại có KPI/schedule khác nhau, thế là cùng một khoảng thời gian nhưng skill được luyện gấp nhiều lần so với bình thường.
🏁Kết luận
Managing up là bộ môn kết hợp cả tâm lý hành vi, khoa học và nghệ thuật (giao tiếp, lãnh đạo...) mà ở đó bạn là nghệ sĩ.
Hãy thử nhìn lại công việc của bạn và xem bạn có thể áp dụng chiến thuật nào cho bộ môn Managing up này nhé!
✌️ Bài hôm nay chỉ có thế
Hôm nay chỉ đến đây thôi! Mình rất mong nhận được ý kiến từ độc giả của mình (và nếu bạn đã làm được đến mức này thì bạn là một trong những người dũng cảm nhất 😁). Đừng ngần ngại để lại comment nhé, chắc chắn mình sẽ phản hồi!
Hẹn gặp mọi người tuần sau!
Mình thấy 1:1 meeting sẽ là nơi mà mình và Sếp được chia sẻ nhiều hơn. Tuỳ văn hoá công ty, như ở VN mình không thấy có nhiều. Nhưng ở ngoài kia thì người ta áp dụng lâu rồi.
Anyway, thanks bài viết của bạn.