Nghệ thuật giao việc: tech lead edition (phần 2)

Với mỗi công việc, bạn cần một chiến lược giao việc khác nhau. Hãy cùng khám phá cách phân loại và lựa chọn người phù hợp trong phần 2 của 'Nghệ thuật giao việc' nhé!

👋 Hola, chào bạn, lại một cuối tuần nữa chúng ta được gặp nhau!

Tuần rồi của bạn thế nào? Mong rằng bạn vẫn khỏe mạnh và hạnh phúc!

Trước khi tiếp tục phần 2 series Delegation, mình muốn gửi lời cám ơn chân thành đến sự đón nhận tích cực của mọi người về phần 1 - đây thậm chí là bài viết nổi bật nhất từ trước đến nay trên Substack của mình.

Và nếu bạn đã theo dõi newsletter của mình thì bạn sẽ không lạ gì những dòng này:

👋 Hey, mình là Bryant (Dũng), chào mừng bạn đến Growth Engineering Journal newsletter hàng tuần của mình, nơi mình chia sẻ về Engineering Growth, phát triển bản thân và những thứ hay ho mình học được qua quá trình bán mình cho tư bản.

Mỗi bài viết của mình đều bắt nguồn từ một động lực rất cá nhân: viết không chỉ để chia sẻ, mà còn để lưu lại hành trình trưởng thành của chính mình. Đây là cách mình tự học, là cách để quan sát sự tiến bộ, và là dấu ấn trong hành trình phát triển bản thân. Mình đã chia sẻ sâu hơn về điều này trong một bài viết trước đây.

🙏 Mình rất trân trọng từng phút từng giây bạn dành cho newsletter này. Giữa vô vàn newsletter khác, giữa những thú vui và hàng đống việc đang chờ, việc bạn chọn dành thời gian cho những dòng chữ này thật sự có ý nghĩa với mình.

Nói dông dài vậy chỉ để cám ơn bạn đã đồng hành và subscribe. Đây là động lực không nhỏ để mình viết hàng tuần, bên cạnh sự đồng hành cùng những đồng write ở MỞ.

Về series này, ban đầu mình định gói gọn mọi thứ trong một bài, nhưng càng viết mình càng nhận ra tầm quan trọng của việc đi sâu vào từng chi tiết. Đặc biệt là với những bạn mới bước vào vai trò lead/manager, việc hiểu rõ quá trình tư duy phía sau mỗi quyết định là vô cùng quan trọng. Trong thực tế, những quyết định này có thể được đưa ra trong tích tắc, nhưng đằng sau đó là cả một quy trình phân tích và cân nhắc kỹ lưỡng.

Nếu bạn đã thích thú với phần 1, mình tin rằng bạn sẽ còn tìm thấy nhiều điều bổ ích trong phần 2, phần 3 và... có thể là phần 4 nữa (hi vọng không dài tới vậy 😅).

Sẵn sàng đọc tiếp chứ? Let's go! 🚀

---

🎓 Delegation 101

Nếu bạn chưa đọc phần 1, mời bạn đọc đây:

Nghệ thuật giao việc: tech lead edition (phần 1)

3. Phân loại độ ưu tiên (tiếp theo)

Sau khi đã làm quen với ma trận Eisenhower “kinh điển”, hôm nay mình sẽ giới thiệu thêm một công cụ cũng mạnh không kém: ma trận Impact/Effort – giúp bạn phân loại công việc dựa trên tác động và nỗ lực cần bỏ ra.

Bốn nhóm công việc cơ bản

1. 🚀 High impact, low effort: easy peasy¹!
   Vd: gửi báo cáo cuối mỗi sprint cho PM – chỉ cần export từ hệ thống là xong!

2. 💪 High impact, high effort: khó nhưng vẫn phải làm.
   Vd: làm proposal để đấu thầu dự án với một khách hàng mới. Nó đòi hỏi bạn nghiên cứu kỹ lưỡng về thị trường, đối thủ, công nghệ và kế hoạch chi tiết…

3. 🤔 Low impact, low effort: nên làm nếu có thời gian.
   Vd: sắp xếp lại file báo cáo hoặc gửi meeting minute² . Không quan trọng, nhưng cũng không tốn nhiều thời gian, có thể nhờ người khác giúp (nếu được 😉).

4. ⛔ Low impact, high effort: né được thì né.
   Vd: tham gia một cuộc họp kéo dài 1 tiếng nhưng chỉ liên quan đến bạn ở 5 phút cuối 😒. Mời bạn đọc về series họp hành sao cho pro của mình để trang bị thêm kĩ năng này nhé.

Ma trận Impact/Effort cổ điển

Trong công việc thực tế, chúng ta thường có xu hướng đánh giá mọi thứ lạc quan hơn thực tế, cả về tác động và nỗ lực. Điều này khiến việc phân loại không được chính xác.

"Hầu hết mọi người đều đánh giá quá cao những gì mình có thể làm trong một năm và đánh giá quá thấp những gì có thể làm trong mười năm”
(“Most people overestimate what they can do in one year and underestimate what they can do in ten years”). - Bill Gate

Phân bổ công việc trong thực tế 📊

Trong thực tế, công việc thường được phân bổ như sau:

• 🎯 Công việc nhóm 1 hiếm như trúng độc đắc!
  Vd: email đơn giản xác nhận về cách áp dụng process mới từ PM.

• 💼 Nhóm 2 & 3 chiếm phần lớn danh sách việc cần làm hàng ngày.
  Vd: estimation, họp hành, liên lạc các bên...

• 🚫 Nhóm 4 là những việc chúng ta cố tránh, nhưng đôi khi vẫn phải đối mặt.
  Vd: ngồi nghe lại meeting record để note lại những điểm chính mà trong lúc họp bị miss.

Chính vì vậy mới sinh ra ma trận nâng cấp 👇🏻

Đối với những người dày dạn kinh nghiệm, đầu họ "nhảy số" cực nhanh để xác định thứ tự ưu tiên và giao việc cho người phù hợp, nghe ngầu vl 😂! Nhưng để được như vầy thì ngoài kĩ năng còn do đặc thù dự án, ngữ cảnh, và nhiều yếu tố khác.

Phân loại độ ưu tiên không phải là việc làm một lần là xong. Đây là quy trình liên tục, nó giống như việc nấu ăn vậy - phải nếm đi nếm lại, điều chỉnh liên tục mới ngon!

Trong phạm vi bài viết này, mình chỉ giới thiệu 2 công cụ phổ biến để mọi người có thể áp dụng ngay. Hy vọng bạn sẽ tìm được cách phù hợp để xử gọn danh sách công việc của mình!

---

4. Chọn người để giao việc

Phân loại công việc chỉ là bước đầu tiên để đảm bảo mọi thứ vận hành trơn tru. Nhưng dù công việc có được ưu tiên rõ ràng đến đâu, nếu không chọn đúng người để thực hiện, hiệu quả vẫn có thể bị giảm sút nghiêm trọng.

Để chọn đúng người, bạn cần xem xét không chỉ nội dung công việc mà còn khả năng và động lực của người được giao. Một công cụ rất hữu ích ở đây là Will/Skill Matrix – giúp phân công dựa trên hai yếu tố:

1. 🛠️ Skill - khả năng/năng lực thực hiện nhiệm vụ.

2. 🔥 Will - động lực/sự tự tin để hoàn thành nhiệm vụ.

Khi kết hợp hai yếu tố này, bạn sẽ có 4 tổ hợp giúp định hình phong cách quản lý phù hợp:

1. 🦸‍♂️ High skill, high will: đây là "ngôi sao sáng" trong team. Họ cần rất ít sự giám sát – chỉ cần giao mục tiêu rõ ràng và cung cấp đầy đủ tài nguyên là được!

2. 😴 High skill, low will: gọi là cao thu “lười”, họ giỏi, nhưng đôi khi mất hứng thú hoặc thiếu động lực. Hãy tập trung vào việc truyền cảm hứng và khích lệ họ. 🔥

3. 🔋 Low skill, high will: đây là những member đầy nhiệt huyết, khả năng tuy hạn chế nhưng sẵn sàng học hỏi. Họ cần được hướng dẫn cụ thể và kèm cặp tận tình.

4. 🐢 Low skill, low will: đây là nhóm "thách thức" nhất. Họ cần sự giám sát chặt chẽ, đào tạo cơ bản và đôi khi là cả mentoring liên tục.

Cách áp dụng ma trận trong thực tế 🎮

• Với siêu sao 🦸‍♂️

  “Đây là yêu cầu tính năng của module này, em đánh giá và lên plan rồi estimate task giúp anh. Cần hỗ trợ gì thì cứ báo!”

• Gặp trẻ tuổi, pin trâu 🔋

  “Em xem qua chức năng này rồi tạo task để research cách tối ưu performance trong sprint này nhé. Nếu khó quá thì hỏi anh ABC, còn trước mắt cứ scan và remove các component không dùng trước.”

• Gặp Cao thủ “lười” 😴

  Gặp riêng, check-in thường xuyên để hiểu nguyên nhân. “Dạo này anh thấy em hơi trầm, có gặp khó khăn gì không? Ra cafe cho đỡ buồn”

P/S: nếu không tìm được ai phù hợp trong team theo 4 tiêu chí thì sao? Đừng lo! Cứ đặt vấn đề kèm giải thích rõ ràng, những người có tinh thần trách nhiệm sẽ tự đứng ra thôi! 😉

Will/Skill Matrix là công cụ giúp bạn không chỉ giao việc hiệu quả mà còn phát triển đội ngũ. Đừng quên: con người không phải lúc nào cũng đứng yên ở một nhóm cố định. Hãy luôn quan sát, điều chỉnh và hỗ trợ họ đúng lúc để đạt hiệu quả tối ưu! 🚀

📌 Tạm kết

Bài tuần này tạm dừng tại đây thôi! Mình tin rằng việc chia nhỏ nội dung như thế này sẽ giúp bạn có thời gian tiêu hóa và áp dụng những gì đã học vào thực tế. Vì thực hành mới là chìa khóa để nắm vững bất kỳ kỹ năng nào.

🔄 Nhìn lại hành trình

Qua hai phần đầu tiên, chúng ta đã cùng nhau khám phá hai câu hỏi quan trọng nhất TRƯỚC khi giao việc: WHAT (giao việc gì) và WHO (giao cho ai) gồm:

1. 📋 Xác định việc cần giao

2. 🔍 Hiểu bản chất công việc

3. ⚡ Phân loại độ ưu tiên gồm 2 công cụ là Eisenhower và Impact/Effort matrix

4. 👥 Hiểu con người

Nếu bạn vẫn chưa đọc bài 1 hoặc bạn đã quên thì mời bạn đọc lại lần nữa:

Nghệ thuật giao việc: tech lead edition (phần 1)

🔜 Hẹn gặp nhau ở phần 3

Trong phần 3 sắp tới, chúng ta sẽ đi sâu vào những việc cần làm TRONG quá trình giao việc. Đây là lúc mà nghệ thuật giao tiếp đóng vai trò quyết định.

📝 Bạn sẽ được học:

• Các mức độ trong giao việc

• Cách truyền đạt yêu cầu rõ ràng và hiệu quả

• Cách xử lý các tình huống khó khăn khi giao việc.

Update: bạn có thể xem tiếp phần 3 tại đây:

Nghệ thuật giao việc: tech lead edition (phần 3-hết)

---

✌️ Bài hôm nay chỉ có thế

Như thường lệ, đừng ngần ngại thả ❤️ hay để lại comment cho newsletter tuần này nếu như bạn đã học được một điều gì đó mới mẻ, hay có một suy nghĩ nào đó từ lá thư này. Mình rất mong nhận được ý kiến từ độc giả của mình (và nếu bạn đã làm được đến mức này thì mình rất trân trọng)🙏🏻. Đó chính là nguồn cảm hứng cho những bài viết tiếp theo của mình!

See ya 🤖!

Bryant!

1. easy peasy: very easy

2. Meeting minute: văn bản ghi lại nội dung cuộc họp