Nghệ thuật giao việc: tech lead edition (phần 1)

Đã bao giờ bạn cảm thấy áp lực khi phải làm mọi thứ một mình, chỉ để nhận ra rằng những người khác trong team muốn giúp đỡ nhưng bạn lại không cho họ cơ hội?

Chào bạn, tuần vừa rồi của bạn thế nào? 👋

Mình mong bạn vẫn vui khỏe và hạnh phúc 😁

Nếu có gì hay ho thì đừng ngại chia sẻ nhé, còn nếu hơi căng thẳng thì cũng là lúc chúng ta thử bàn đến một kỹ năng cần thiết để giải phóng bạn khỏi mớ công việc ngập đầu: kỹ năng giao việc (delegation).

Bắt đầu nào! 💪🏻

---

👋 Hey, mình là Bryant (Dũng), chào mừng bạn đến Growth Engineering Journal newsletter hàng tuần của mình, nơi mình chia sẻ về Engineering Growth, phát triển bản thân và những thứ hay ho mình học được qua quá trình bán mình cho tư bản.😜

---

🤔 Tại sao kỹ năng giao việc lại quan trọng đến vậy?

Hãy tưởng tượng một ngày làm việc điển hình của một tech lead mới:

📋 9:00 AM: Check email và Teams-50 tin nhắn chưa đọc
📋 10:00 AM: Họp sprint planning
📋 11:00 AM: Code review cho 3 PR đang pending và deploy staging
📋 2:00 PM: Họp với delivery manager về một cơ hội mới
📋 4:00 PM: Viết tài liệu high level technical design
📋 6:00 PM: Vẫn còn 2 task quan trọng chưa động đến

Bạn thấy quen thuộc không? Đây chính là lúc kỹ năng giao việc phát huy tác dụng.

Nhưng khoan, giao việc không chỉ đơn thuần là... ném bớt task cho người khác rồi đi nhậu! Vì bản chất là bạn vẫn phải chịu trách nhiệm với kết quả cuối cùng, bất kể ai làm.

Giao việc đòi hỏi bạn phải:

• 💪 Dám bước ra khỏi vùng an toàn của mình.

• 🤝 Trao quyền và tin tưởng anh em trong team.

• 👩‍🏫 Làm tròn vai trò lead: người hướng dẫn (teaching), cố vấn (mentoring), và hỗ trợ (coaching).

• 🚫 Quan trọng nhất: vượt qua cái suy nghĩ “Mình làm còn chưa yên tâm, giao người khác chắc gì được!”

Nói thì dễ, nhưng làm mới là cả một vấn đề. Chẳng trường lớp nào dạy mình về kỹ năng này hết. Nó chỉ được rèn luyện qua va vấp, sai lầm, và... những lần "thử và sai" trong công việc.

💡Tại sao cần phải giao việc?

1. Bạn không thể làm tất cả mọi thứ: một mình bạn có siêu nhân 🦸‍♂️cỡ nào cũng không thể handle hết trong 24h một ngày và sức người có hạn.

2. Để việc đạt "level max": có người trong team chắc chắn sẽ làm tốt hơn, nhanh hơn bạn ở một số việc. Tại sao không tận dụng "skill" đó?

3. Dành thời gian cho nhiệm vụ quan trọng hơn: bạn cần được giải phóng khỏi những task lặt vặt để tập trung vào những nhiệm vụ mang tính chiến lược.

Ví dụ thực tế: Một tech lead mới thường sẽ muốn tự review toàn bộ code PR vì nghĩ chỉ có mình mới làm chuẩn. Kết quả là code review trở thành bottleneck, team phải chờ đợi, và productivity giảm sút.

❓Điều gì khiến các “sếp” ngại giao việc ?

Đừng tưởng ai cũng pro việc giao task ngay từ đầu. Một số lý do phổ biến có thể kể đến:

1. “Tự làm còn nhanh hơn chờ người khác”: đây là tâm lý quen thuộc của nhiều tân binh lead/manager. Kết quả? Ôm đồm tới mức ngộp, stress tới tận cổ, dẫn đến dễ bị burnout sớm🔥. Mình đã có loạt bài về vấn đề này, mời bạn xem qua👇🏻:
   

   Stress-The good, the bad and the ugly.

   Energy budget and Burnout

   Cẩm nang phòng tránh kiệt sức cho software engineer

2. "Phải ngồi chỉ từ A-Z cho người ta, mất công vl!": việc hướng dẫn, giải thích, và training đòi hỏi kiên nhẫn để team member đạt được độ "chín" cần thiết.

3. Sợ mất quyền kiểm soát: cảm giác không nắm được tình hình khiến bạn đứng ngồi không yên. Đây là nỗi sợ cơ bản của bất kì lead/manager mới nào. Mình cũng đã có chia sẻ về bài học vỡ lòng thứ tư khi mới làm tech lead, mời bạn đọc 👇🏻:
   

   Bài học vỡ lòng của một tech lead

4. Kĩ năng truyền đạt kém: nhiều kỹ sư được promote vì code quá pro, nhưng lại gà mờ về kỹ năng mềm khi làm quản lý.

5. Thích "một mình một chợ": tâm lý muốn nhận hết credit 🏆 này chỉ khiến bạn tự đào hố cho mình thôi.

✅ Giao việc ngon lành thì được gì?

Khi bạn giao việc hiệu quả, bạn sẽ thấy ngay những thay đổi tích cực:

• 🤜🤛 Đội nhóm mạnh hơn: mỗi thành viên có cơ hội phát triển và đóng góp.

• 🧘 Bớt căng thẳng cho chính bạn: không ai muốn làm lead mà lúc nào cũng như chạy đua với thời gian, đầu óc thì như thể CPU chạy 100%.

• ⚙️ Vận hành trơn tru: team phối hợp nhịp nhàng, công việc đạt hiệu suất cao hơn.

Photo by Clay Banks on Unsplash

🎓 Delegation 101

Trong phần này, chúng ta sẽ cùng khám phá các bước cơ bản để giao việc hiệu quả. Giao việc không phải là việc đơn giản, nhưng với một số kỹ thuật cụ thể, bạn sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.

1. Giao việc gì?

Muốn giao việc có tâm thì phải biết mình đang có những việc gì đã.

• 📝 Liệt kê tất cả công việc đang pending: cách làm "hack não" nhất là ghi hết ra để có cái nhìn tổng quan.
  Tip của mình là ghi hết những gì trong đầu, rồi check inbox, tin nhắn để không bỏ sót việc quan trọng. Việc này với mình khá dễ vì hay dọn inbox sạch bong và note lại những việc cần làm vào Todoist. Nhưng có thể là cực hình cho ai có cả nghìn email chưa đọc, lúc này thì cứ "priority first" rồi tính tiếp thôi.

• Phân loại theo phễu giao việc

  • Việc bạn bắt buộc phải làm (vùng số 1): những việc mang tính chiến lược, không thể phó thác.

  • Việc có thể “chia lửa” (vùng số 2, 3, 4): đánh giá độ phức tạp và chọn mặt gửi vàng.

Phễu giao việc

2. Xác định độ phức tạp

Khi đã chọn được công việc, hãy tự hỏi:

• 🔗 Có tài nguyên hỗ trợ không (tài liệu, người hướng dẫn, ưu tiên dự án...)?

• 😱 Kịch bản xấu nhất nếu thất bại là gì?

• 🤔 Bạn đã hiểu rõ vấn đề chưa, hay cần thêm góc nhìn từ anh em trong team?

Khi một vấn đề/đầu việc được đặt ra thì bạn phải là người đầu tiên nắm rõ tình hình, nếu bạn không đủ khả năng “tiêu hóa” lượng thông tin đó thì có thể tham khảo những người đi trước hoặc kéo vài core team member vào để nhờ họ cho góc nhìn đa chiều.

Chắc chắn một điều: khi lên làm lead bạn không thể đi vào chi tiết know-how nhưng ít nhất phải biết độ phức tạp và bức tranh tổng thể để "cầm lái" cả team tiến về phía trước.

3. Phân loại độ ưu tiên

Một trong những công cụ huyền thoại cho việc phân loại độ ưu tiên là ma trận Eisenhower.

Tuy nhiên, mô hình này có một vấn đề là đơn giản hóa quá mức về tính chất công việc.

Ma trận Eisenhower truyền thống:

Ma trận Eisenhower truyền thống

1. Quan trọng và khẩn cấp: xử lý ngay

2. Quan trọng nhưng không khẩn cấp: để làm sau

3. Không quan trọng nhưng khẩn cấp: phân công cho người khác

4. Không quan trọng nhưng cũng không cẩn cấp: bỏ qua

Thực tế thì sao? Bạn vẫn phải làm những việc loại 1, rồi việc mới lại đổ tới tấp xuống bạn như mưa. Bạn hoãn việc loại 2, nhưng vẫn đau đầu về chúng. Việc loại 3 và 4 cứ xuất hiện và cần bạn nhảy vào xử lý. Training để giao việc lại trở thành việc quan trọng nhưng không khẩn cấp và cái list cứ dài như sớ táo quân.

Ma trận Eisenhower nâng cấp

Ma trận Eisenhower nâng cấp

1. Quan trọng và khẩn cấp: xử lý ngay, ưu tiên cao nhất.

2. Quan trọng nhưng không khẩn cấp: tạo thói quen, nhắc việc để thực hiện.

3. Không quan trọng nhưng khẩn cấp: phân công, giao phó hoặc để ưu tiên thấp.

4. Không quan trọng nhưng cũng không cẩn cấp: ưu tiên cuối cùng.

Nếu cảm thấy mọi thứ đang hỗn loạn, hãy sắp xếp lại thứ tự ưu tiên ít nhất một lần mỗi ngày. Điều này giúp bạn luôn biết nên làm gì và giao gì.

Ví dụ thực tế:

• Quan trọng và khẩn cấp:
  Xử lý bug critical ảnh hưởng đến người dùng, như lỗi thanh toán. Cần sửa ngay để tránh mất khách hàng.

• Quan trọng nhưng không khẩn cấp:
  Tạo tài liệu API cho một tính năng mới. Cần làm, nhưng không ảnh hưởng trực tiếp đến ngày làm việc hiện tại.

• Không quan trọng nhưng khẩn cấp:
  Trả lời email từ khách hàng về các yêu cầu nhỏ, như thay đổi chi tiết giao diện. Có thể giao cho team support.

• Không quan trọng nhưng cũng không cẩn cấp:
  Tham gia cuộc họp không cần thiết hoặc những yêu cầu không liên quan trực tiếp đến dự án. Có thể bỏ qua hoặc lên lịch sau.

…

còn tiếp

🛠️ Đây mới chỉ là phần 1 thôi!

Phần 2 sắp tới, chúng ta sẽ bàn chi tiết về cách giao việc cho chuẩn không cần chỉnh, từ phân loại công việc, nghệ thuật chọn đúng người để giao đúng việc. Đón chờ nhé!

Update: bạn có thể xem tiếp phần 2 và phần 3 tại đây:

Nghệ thuật giao việc: tech lead edition (phần 2)

Nghệ thuật giao việc: tech lead edition (phần 3-hết)

Như thường lệ, đừng ngần ngại thả ❤️ hay để lại comment cho newsletter tuần này nếu như bạn đã học được một điều gì đó mới mẻ, hay có một suy nghĩ nào đó từ lá thư này. Mình rất mong nhận được ý kiến từ độc giả của mình (và nếu bạn đã làm được đến mức này thì mình rất trân trọng)🙏🏻

Hẹn gặp mọi người trong bài viết tiếp theo 🤖!

Bryant!